A公司是一家已有近三十年歷史的國(guó)有企業(yè)，主要從事進(jìn)出口貿(mào)易，其年進(jìn)出口總額在全行業(yè)中排名一直很靠前，享有很高的知名度。但是，隨著中國(guó)加入WTO，A公司面臨著越來(lái)越大的經(jīng)營(yíng)壓力。目前，該公司的平均營(yíng)業(yè)收益率為5%，而且還存在著較大的交易風(fēng)險(xiǎn)。從該公司的經(jīng)營(yíng)狀況來(lái)看，公司的銷(xiāo)售收入逐年大幅下降，收益率越來(lái)越低，而且近年來(lái)，投資失誤接連不斷，法律糾紛也時(shí)有發(fā)生，銀行信用大打折扣，幾乎降到零點(diǎn)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)問(wèn)題，員工的收益自然也受到影響，個(gè)人收入年年下降。員工收入下降，導(dǎo)致情緒低落、紀(jì)律渙散。并且謠傳公司即將破產(chǎn)，員工紛紛暗中尋找"退路"。為了應(yīng)對(duì)企業(yè)出現(xiàn)的這些情況，公司請(qǐng)某知名咨詢(xún)公司幫助診斷，公司期望通過(guò)外部專(zhuān)家的介入和工作，找出問(wèn)題癥結(jié)所在，一邊對(duì)癥下藥，使公司重新煥發(fā)青春。通過(guò)調(diào)查分析，咨詢(xún)公司認(rèn)為A公司主要存在以下問(wèn)題。
(1)公司高級(jí)管理人員定位失誤，片面理解集中管理的優(yōu)點(diǎn)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)與糾纏于操作管理，加上缺少戰(zhàn)略性規(guī)劃，因而一方面導(dǎo)致決策失誤的風(fēng)險(xiǎn)加大，授權(quán)的失效禁錮了多數(shù)中低層管理者和員工的工作積極性和創(chuàng)造性。
(2)管理層次過(guò)多、縱向太深，造成組織效率低下，信息渠道嚴(yán)重受阻。高層管理者代行中層管理者的職能，出現(xiàn)權(quán)責(zé)混亂，進(jìn)一步加深了組織效率的惡化程度。
(3)因人設(shè)崗，造成機(jī)構(gòu)雕腫。全公司副經(jīng)理級(jí)別人員39人，達(dá)到近40%的百分比。非生產(chǎn)性人員過(guò)度膨脹，達(dá)到50%以上。
(4)職能部門(mén)，包括經(jīng)理辦公室、行政辦、人事部、財(cái)務(wù)部等未盡其責(zé)，致使高層管理者在決策過(guò)程中缺乏政策參考、統(tǒng)計(jì)支持和相關(guān)信息基礎(chǔ)。
(5)職能部門(mén)人員的績(jī)效無(wú)考核標(biāo)準(zhǔn)，而且工作得不到其他部門(mén)人員的認(rèn)可，被認(rèn)為是吃"閑飯"的，相關(guān)員工元工作積極性。
(6)忽視人力資源綜合開(kāi)發(fā)。由于職責(zé)劃分不明確，組織功能不健全，員工普遍存在角色模糊，操作推語(yǔ)、扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重。
(7)以人為控制為主要內(nèi)容的財(cái)務(wù)制度、人事制度、考勤制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等存在著嚴(yán)重的隨意性，制度形同虛設(shè)，權(quán)大于法，員工失望、不滿(mǎn)。
(8)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核到個(gè)人，又與所在部門(mén)整體效益掛鉤，因而大鍋飯的弊病依然存在。
總之，A公司的主要問(wèn)題是組織的職能機(jī)構(gòu)功能不清，崗位職責(zé)不明。需要進(jìn)行工作分析重新劃分職能部門(mén)，確定工作流程，明確職責(zé)權(quán)限。
二、A公司人力資源狀況和工作分析計(jì)劃
該公司現(xiàn)有員工總數(shù)107人。其中，16人服務(wù)于7個(gè)國(guó)內(nèi)外機(jī)構(gòu)，4個(gè)直屬專(zhuān)業(yè)分公司共有經(jīng)理人員及業(yè)務(wù)員42人，儲(chǔ)運(yùn)部4人，財(cái)務(wù)部11人，房地產(chǎn)公司6人，后勤5人，總經(jīng)理辦公室8人，人事部2人，行政部5人，企業(yè)部4人，副總經(jīng)理3人，總經(jīng)理1人。全體員工65%以上具有大專(zhuān)以上*，主要集中在業(yè)務(wù)部門(mén)和管理層。該企業(yè)在各外部機(jī)構(gòu)設(shè)經(jīng)理1名，3個(gè)分公司各設(shè)總經(jīng)理及副總經(jīng)理2人，下屬有關(guān)分支機(jī)構(gòu)各設(shè)負(fù)責(zé)人1人。其他部門(mén)各設(shè)經(jīng)理1名。3名副總經(jīng)理中有一人由黨委書(shū)記兼任，實(shí)行總經(jīng)理法人代表負(fù)責(zé)制。通過(guò)調(diào)查分析，咨詢(xún)公司認(rèn)為A公司的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)需要加以完善，為此，對(duì)各部門(mén)的工作職能要進(jìn)行分解，明確界定各個(gè)職位的職責(zé)與權(quán)限，確定各個(gè)職位的主要工作績(jī)效指標(biāo)和對(duì)任職者的基本要求，也就是說(shuō)，要進(jìn)行工作分析和工作設(shè)計(jì)。
雙方經(jīng)過(guò)認(rèn)真討論，確定工作分析要完成以下內(nèi)容z
(1)了解各個(gè)職位的主要職責(zé)與任務(wù);
(2)根據(jù)新的組織機(jī)構(gòu)運(yùn)行的要求，合理清晰地界定職位的職責(zé)權(quán)限以及職位與組織內(nèi)外的密切關(guān)系;
(3)確定各個(gè)職位的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo);
(4)確定對(duì)工作任職者的基本要求。工作分析的最終成果是形成具體的《職位說(shuō)明書(shū)趴在工作分析中將使用的方法有z資料調(diào)研、工作日志法、訪談法、職位調(diào)查表和現(xiàn)場(chǎng)觀察法。工作分析由咨詢(xún)公司團(tuán)隊(duì)與A公司有關(guān)人員一起組成工作分析項(xiàng)目組來(lái)開(kāi)展，本次工作分析主要分為三個(gè)階段進(jìn)行，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和結(jié)果整合階段。
第一階段z準(zhǔn)備階段
(1)成立工作分析領(lǐng)導(dǎo)小組(A公司領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，咨詢(xún)公司派人參加)
(2)成立工作分析工作小組(由A公司員工和咨詢(xún)公司員工組成)
(3)對(duì)現(xiàn)有資料進(jìn)行研究
(4)選定待分析的職位
設(shè)計(jì)調(diào)研用的工具第二階段:實(shí)施階段
(1)召開(kāi)員工會(huì)議，進(jìn)行宣傳動(dòng)員
(2)對(duì)參加工作分析工作組的A公司員工進(jìn)行培訓(xùn)
(3)制訂具體的調(diào)研計(jì)劃
(4)記錄工作日志
(5)實(shí)施訪談和現(xiàn)場(chǎng)觀察
發(fā)放調(diào)查表第三階段:結(jié)果整合階段
(1)對(duì)收集來(lái)的信息進(jìn)行整理
(2)與有關(guān)人員確認(rèn)信息，并做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整
(3)編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)工作分析完成之后，形成了各職位的職位說(shuō)明書(shū)。
從A公司的工作分析案例中，我們可以看出以下幾點(diǎn)。
1.工作分析是組織改變經(jīng)營(yíng)狀況的一個(gè)必經(jīng)途徑工作分析是人力資源管理過(guò)程中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性活動(dòng)。在進(jìn)行調(diào)研、搜集信息、進(jìn)行職位分析的過(guò)程中，同時(shí)也就摸清了管理工作中存在的問(wèn)題。A公司要改善經(jīng)營(yíng)狀況，必須首先抓好組織人力資源管理，而工作分析是抓好人力資源管理的前提和基礎(chǔ)。
2.進(jìn)行工作分析時(shí)需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題
第一，做好計(jì)劃和準(zhǔn)備工作是工作分析成功的保證。計(jì)劃和準(zhǔn)備工作包括兩個(gè)方面。一方面，工作分析人員應(yīng)當(dāng)事先制訂詳細(xì)的計(jì)劃，明確工作分析的目的和適用范圍，確定被分析的工作職位以及適用的工具等。另一方面，工作分析的實(shí)施需要組織的中高層統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，并給予堅(jiān)決支持;需要給予基層員工必要的培訓(xùn)和溝通。只有組織各層面人員都積極參與和配合，工作分析才能取得成功。A公司在進(jìn)行工作分析時(shí)作了大量的準(zhǔn)備工作，保證了職位分析工作的順利進(jìn)行。第二，工作分析重在過(guò)程。參與分析的過(guò)程，一方面是組織目標(biāo)與職責(zé)分解的過(guò)程，另一方面也是員工對(duì)組織目標(biāo)與任務(wù)的理解過(guò)程。員工的參與在加深員工對(duì)目標(biāo)與職責(zé)了解的同時(shí)，也使工作分析的結(jié)果更有實(shí)際的指導(dǎo)意義。工作分析的過(guò)程本身也是對(duì)業(yè)務(wù)流程、職責(zé)劃分、權(quán)責(zé)匹配優(yōu)化的過(guò)程，各個(gè)部門(mén)和崗位的員工對(duì)工作分析過(guò)程的深入?yún)⑴c使得結(jié)果更加合理，也更容易被接受，使組織能夠取得更高的工作效率。
第三，把握好工作分析的基本原則。工作分析是提煉而不是列舉，它是從大量紛繁蕪雜的信息中對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)、綜合和抽象;工作分析是對(duì)崗位的分析而不是對(duì)現(xiàn)有任職者的分析;工作分析是對(duì)事實(shí)進(jìn)行分析而不是進(jìn)行主觀的推斷。
第四，工作分析是數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)，不是結(jié)果。通過(guò)工作分析獲得的大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息最終為工作說(shuō)明書(shū)的形成提供了依據(jù)，使得工作分析成為人力資源管理體系各項(xiàng)職能的基礎(chǔ)和出發(fā)點(diǎn)。員工以工作說(shuō)明書(shū)為行動(dòng)指南，而管理人員必須使用工說(shuō)明書(shū)來(lái)進(jìn)行管理。由于組織的目標(biāo)與環(huán)境在不斷發(fā)展變化，組織的組織結(jié)構(gòu)是動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的，因此職位說(shuō)明書(shū)必須有一個(gè)動(dòng)態(tài)的完善機(jī)制，需要依靠工作分析不斷地提供各種信息和數(shù)據(jù)。
3.職位說(shuō)明書(shū)是工作分析的重妥結(jié)果職位說(shuō)明書(shū)為企業(yè)制定人力資源策略提供了依據(jù)，它也是工作分析最重要的成果。
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