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如何組織會議

    高效會議管理
    課程背景：
    不知道如何組織會議
    與會人員不積極參與會議
    與會人員不僅被動，而且不知道該怎么做
    會議主持人不知道如何引導(dǎo)參會人員積極參與議程
    會議主持人不知道如何處理跑題、糾纏等狀況
    不知道如何跟蹤會議決議并進(jìn)行激勵

    授課對象：
    管理者

    授課型式：
    講授法，討論法，問答法，實操演練法，案例分析法

    課堂布置：
    學(xué)員分組。課桌布置：島型   椅子布置：雁陣/魚刺式

    教學(xué)材料：
    老師：白板一塊。紅、藍(lán)/黑白板筆各一只
    學(xué)員：每組二張大白紙，一只白板筆；每人一張A4紙。放在桌子上。

    課程收獲:
    感受:高效會議不浪費時間.沒必要逃避
    知道:“會議雖然是議事，但*不只是要議的”事“；
    知道:好的會議來自于會議的各個要素的配合；
    知道:高效會議很大程度上取決于組織者、主持人的作用；
    掌握:設(shè)計、組織、執(zhí)行、管控、跟蹤會議以保證會議高效的方法。

    課程大綱：
    分享與分析
    您愿意決策嗎
    會議一般有哪些目標(biāo)
    會議目標(biāo)為什么無法達(dá)成
    您愿意承擔(dān)策劃、參謀的責(zé)任嗎
    會議的實施過程有哪些關(guān)鍵點
    公司以前是如何進(jìn)行會議過程控制的
    您認(rèn)為應(yīng)該如何處理會議討論過程中的分歧
    您對處理一堆雜亂的事務(wù)有成就感嗎？為什么
    會議意見整合與引導(dǎo)應(yīng)該怎么做有助于達(dá)成會議目標(biāo)

    1.會議概述
    會議的意義
    會議的目的
    會議的分類
    會議的基本要素
    會議名稱
    會議議題與議程
    與會人員
    會議組織者
    會議時間
    會議地點
    會議成果（包括決議）
    會議成本
    【列名與討論】本公司會議的目的還欠缺什么
    【小組練習(xí)】部門會議的成本計算

    2.高效會議
    影響會議效率的因素
    會前因素
    會中因素
    會后因素
    高效會議的特征
    會議效率不高的直接原因
    會議效率不高的深層原因
    集體思考的陷阱
    提高會議效率的措施
    會前因素
    會中因素
    會后因素
    【無領(lǐng)導(dǎo)小組討論】
    影響本公司會議效率的問題及解決的切入點
    羅伯特議事法則
    【羅伯特議事法則實操演練】
    會議規(guī)范
    會議流程
    一般紀(jì)律
    主持人的守則
    與會者守則
    高效會議的六項原則
    嚴(yán)格控制會議范圍
    嚴(yán)格控制會議時間
    嚴(yán)格控制會議數(shù)量
    嚴(yán)格控制會議紀(jì)律
    清晰準(zhǔn)確的會議記錄
    高效務(wù)實的會議跟蹤
    無需開會的“五個如果”
    必須開會的“五個如果”
    會議的時間安排技巧
    【無領(lǐng)導(dǎo)小組討論】
    本公司會議的時間安排有哪些問題
    如何解決這些問題

    3.會議的過程管理
    會前準(zhǔn)備
    會議準(zhǔn)備工作核對單
    會議主持人的四個會前準(zhǔn)備
    固定的會議執(zhí)行程序
    主持人的會議管理
    如何做開場白
    樹立主持威信
    分配發(fā)言時間
    控制會議節(jié)奏
    推進(jìn)會議流程
    會議中的有效溝通
    造成溝通困難的因素及解決
    如何圓滿結(jié)束會議
    決策方式的確定與使用
    會議中的反饋技巧
    如何表示贊同
    如何表示反對
    如何接受反饋
    主持人的會議管理技巧
    傾聽的誤區(qū)
    傾聽的動作
    傾聽的表情
    傾聽的語言
    主持人常用話術(shù)
    展示
    探尋
    評論
    建立
    測試?yán)斫馇闆r
    排除
    引進(jìn)
    就程序提出建議
    總結(jié)
    主持人的失敗表現(xiàn)
    如何處理會議中的沖突
    會議過程控制
    如何處理會議討論過程中的分歧
    會議推進(jìn)技巧
    歸類想法
    可控與不可控：集中精力做能做到的事（演練）
    更多與更少：共享理想狀態(tài)
    毀譽分析：明示贊成與反對的理由（演練）
    雙軸篩選：利益矩陣——將效果與成本進(jìn)行衡量
    帕累托分析法：集中精力解決主要問題
    思維導(dǎo)圖/思維系統(tǒng)圖：將思維可視化（演練）
    （痛喜矩陣）：不變的痛苦與變革的喜悅
    曼陀羅思考法：列舉大主題下面的多個副主題，分別討論
    行動計劃（演練）
    風(fēng)險評估表
    影響要素圖
    *屋
    二分重構(gòu)法：列舉優(yōu)缺點
    利益相關(guān)者分析
    決策樹（演練）
    【情景演練】會議主持開場白（參與者每人最多2分鐘）
    如何對待會議中的麻煩制造者
    跑題者
    否定者
    過敏者
    革命者
    羞澀者
    如何操作“階段式與會”
    如何處理請假
    如何處理缺席
    如何處理走神
    如何處理開小會
    如何處理接打電話
    會議的“壞習(xí)慣”的處理
    會議記錄者的輔助控場技巧
    冷場的引導(dǎo)
    為什么會出現(xiàn)冷場
    對付會議冷場的事先安排
    如何打破冷場
    如何暖場
    如何打破冷場
    如何維持熱度
    如何對待特定的“冷凍人”
    “漸凍人”的關(guān)注與引導(dǎo)
    跑題的引導(dǎo)
    為什么會跑題
    如何對待領(lǐng)導(dǎo)的帶頭跑題
    如何對待無意識跑題
    如何對待惡意跑題
    面對跑題如何執(zhí)行會議紀(jì)律
    面對跑題的“無視”技巧
    糾纏的引導(dǎo)
    為什么會糾纏不休
    如何識別糾纏的責(zé)任者、挑逗方
    面對糾纏如何執(zhí)行會議紀(jì)律
    如何引導(dǎo)糾纏方回歸主題
    如何“歪嘴和尚念經(jīng)”說出會議主題、引導(dǎo)會議結(jié)論
    如何總結(jié)糾纏方的一致之處
    議而不決的引導(dǎo)
    為什么會議而不決
    如何對待有方案而猶豫不決
    如何處理了無方案的議而不決
    能不能“不了了之”

    4.如何做好會議記錄
    會議文字記錄資料
    會議記錄的格式
    會議文字記錄者的功能
    會議文字記錄的原則
    會議記錄與會議紀(jì)要
    會議文字記錄的方法
    記錄者位置的安排
    會場對記錄的要點確認(rèn)
    記錄過程中的話術(shù)技巧
    探尋真實的意思表達(dá)
    詢問錯過的詞句
    引導(dǎo)面向議題與議程的討論
    確認(rèn)記錄真實正確
    會議記錄工具：錄音與錄像

    5.會務(wù)管理
    會務(wù)工作的內(nèi)容
    會務(wù)工作技巧
    會務(wù)準(zhǔn)備
    會議目的、議題、議程、時間、地點、與會者的確認(rèn)
    通知與會者
    確定與會
    搜集發(fā)言大綱/發(fā)言PPT
    會場布置
    會場環(huán)境
    標(biāo)語條幅
    桌椅燈光等設(shè)施
    音響投影等設(shè)備
    名簽
    茶點
    會議間歇安排
    來賓迎送
    住宿安排
    飲食安排
    資料準(zhǔn)備與分發(fā)
    【會務(wù)管理演練】

    6.會議跟蹤
    會議決議發(fā)布的程序
    會議決議的傳達(dá)、跟蹤
    會議決議的會后跟蹤
    主持者的跟蹤
    與會者的跟蹤
    指定跟蹤人的跟蹤
    會議決議內(nèi)容實施效果的考核
    【情景演練】會議決議跟蹤

如何組織會議