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商務(wù)寫作技能培訓(xùn)課程

【課程前言】
《福布斯》雜志的創(chuàng)始人--馬爾克姆·福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財(cái)富”。也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟(jì)利益。
當(dāng)今社會是市場經(jīng)濟(jì)社會，商務(wù)活動則是各種社會活動的基礎(chǔ)。伴隨著經(jīng)濟(jì)改革的深入發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的一個熱點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書的形式進(jìn)行。21世紀(jì)已進(jìn)入“激烈競爭”的時(shí)代，這就需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)，提升企業(yè)員工商務(wù)文書寫作能力，為企業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)固的基礎(chǔ)！
【培訓(xùn)方式】
課堂講述案例分析頭腦風(fēng)暴情景演練短片播放音樂互動

【課程大綱】
第一板塊：商務(wù)寫作的黃金概念篇
一、商務(wù)寫作的黃金概念定義
商務(wù)公關(guān)禮儀文書，是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和個人，在各種社會交往、公關(guān)禮儀活動及日?；顒又校靡詼贤ǜ星?、表達(dá)意愿、改善關(guān)系、增進(jìn)友誼時(shí)使用的實(shí)用文書。
二、商務(wù)寫作的特征
1、傳達(dá)意旨明白準(zhǔn)確
2、格式寫作規(guī)范不拘
3、情感表達(dá)誠懇真摯
4、語言表述雅俗得體
三、職場人士寫作心態(tài)法則兩個三
三要素：精準(zhǔn)、高效、專業(yè)
三要素：敬業(yè)、熱情、耐心
四、“水知道答案”：寫作工作用心積極的心態(tài)（視頻）
三、“聆聽這樣一段的生動寫作”：（張瑤老師解讀如此生動寫作）

第二板塊：詮釋商務(wù)寫作文書的類型篇
在實(shí)際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：
一、商務(wù)文書的分類---
1、按形式來劃分：
固定格式的商務(wù)文書
非固定格式的商務(wù)文書
2、按內(nèi)容用途來劃分：
通用的商務(wù)文書
（通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報(bào)告）
禮儀性的商務(wù)文書
（賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信）

第三板塊：解碼---商務(wù)文書寫作的作用篇
在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點(diǎn)就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時(shí)刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。
1、“單項(xiàng)溝通的表現(xiàn)”案列故事【端湯的程主任】
學(xué)習(xí)語言的修飾法【爸爸問兒子的這件事】
語言文字修飾原則
2、商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容
商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點(diǎn)
商務(wù)文書的寫作技巧
商務(wù)文書寫作的注意事項(xiàng)；
商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例
課題練習(xí)分享：
訓(xùn)練例1：請寫一份商務(wù)邀請函
訓(xùn)練例2：商務(wù)感謝函有哪些詞語？

第四板塊：剖析---商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)與要素篇
商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)
簡明
準(zhǔn)確
樸實(shí)
莊重
規(guī)范
商務(wù)文書寫作的要素
主旨（就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達(dá)的意思）
材料（應(yīng)該遵循“收集要多、選擇要嚴(yán)、使用要巧”的原則）
結(jié)構(gòu)（篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式）
語言（風(fēng)格平直樸實(shí)莊重、表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡練）

第五板塊：解密---如何寫出好文章實(shí)戰(zhàn)篇
步驟一：制定正確的行動目標(biāo)
在撰寫商務(wù)文書之前，我們應(yīng)該首先回到一個問題，即我們希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動。這個問題的答案也就是我們撰寫商務(wù)文書的行動目標(biāo)。
主動目標(biāo)與被動目標(biāo)
將被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)
步驟二：決定文章的正式程度
1.正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)
商務(wù)文書的撰寫者本身是否很了解目標(biāo)讀者；
目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書的撰寫者低嗎；
商務(wù)文書的內(nèi)容是好消息嗎？
課堂互動---商務(wù)文書撰寫演練：
商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)就這三個問題的實(shí)際情況在“1－10”之間來分別予以打分：如果特別了解目標(biāo)讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級則為5分，給自己的上級寫則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。這三個問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。
2.正式程度的表現(xiàn)
形式
這里所謂的“形式”，是指商務(wù)文書所采用的媒介的形式，例如發(fā)電子郵件、寄書信或者留便簽等。不同的媒介形式，決定了商務(wù)文書的體裁、格式以及稱謂等具體內(nèi)容。
稱謂
“稱謂”就是對目標(biāo)讀者的稱呼。
語氣
而“語氣”，就指是在撰寫商務(wù)文書的過程中采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴(yán)肅的口氣的選擇。
【自檢---課堂練習(xí)】
請分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的正式指數(shù)：
（1）某公司總經(jīng)理要組織各部門秘書共進(jìn)午餐，要求其秘書代表自己給他們發(fā)送的通知郵件；
（2）某公司的一個普通員工發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工違反禁止在會議室里吃中餐的規(guī)定，于是決定寫給行政部經(jīng)理的一封投訴信。
【參考答案】
（1）按照正式指數(shù)的三個問題來進(jìn)行分析，這樣的一個郵件的最后得分應(yīng)該在20多分；因此，該邀請郵件的目標(biāo)應(yīng)該是讓這些秘書都能參加，郵件為非正式的，口吻語氣可以是比較輕快的。
（2）同樣按照正式指數(shù)的三個問題來進(jìn)行分析，這樣的一封投訴信的最后得分應(yīng)該不會超過10分；因此，這封投訴信應(yīng)該是很正式的，并且特別需要注意措詞。
（三）步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格
1.把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說矩陣
圖2－1游說矩陣示意圖
簡單型
從示意圖中可以看到，游說矩陣的第一象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者站在同一立場上，并且資源充足、不存在障礙”的情形，這種情形即稱之為“簡單型”。
說服型
按照同樣的分析方法，可以看到游說矩陣的第二象限代表著“資源充足，但撰寫者與目標(biāo)讀者立場并不一致”的情形，這種情形即稱之為“說服型”。
艱難型
游說矩陣的第三象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者立場不一致且資源也不充足”的情形，這種情形即稱之為“艱難型”。
解決問題型
游說矩陣的第四象限代表著“盡管撰寫者與目標(biāo)讀者立場保持一致，但資源并不充足”的情形，這種情形即稱之為“解決問題型”。
2.總體風(fēng)格的設(shè)定
簡單型
說服型
解決問題型
艱難型
（四）步驟四：選擇文章的層次結(jié)構(gòu)
1.連貫式
2.并列式
3.分析問題式
4.問答式
5.行動結(jié)果式
案列例如：以下這段廣告宣傳采用就是行動結(jié)果式的層次結(jié)構(gòu)：
“夏天草坪長得特別快，一個星期不剪就會很難看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我們公司生產(chǎn)的XYZ型號家庭剪草機(jī)，可以使剪草這項(xiàng)繁重的體力勞動變得輕松。經(jīng)過計(jì)算，我們公司的剪草機(jī)比較同類型機(jī)器，可以節(jié)省30%時(shí)間以及20%能源。選擇我們的產(chǎn)品將是您的明智的選擇。”
（五）步驟五：列出文章的大綱
1.列出大綱的好處和目的（“七分想，三分寫”的過程）
2.具體的做法（在西方被稱之為“腦力激蕩法”或“頭腦風(fēng)暴法”）
提綱法
輻射法
【課堂訓(xùn)練互動：】
[有關(guān)部門人員申請參加參觀企業(yè)學(xué)習(xí)的郵件]
（六）步驟六：撰寫初稿
排除干擾、
一氣呵成、
一鼓作氣

第六板塊：解密---如何使文章更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)篇
（一）數(shù)字的使用規(guī)范
1.真實(shí)準(zhǔn)確
2.各個分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等
3.統(tǒng)計(jì)口徑一致
4.列舉
5.注意倍數(shù)關(guān)系
6.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場合
（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性
結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”……來表示；
結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來表示；
結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示；
結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。
（三）計(jì)量單位的使用規(guī)范
（四）綜合校對的注意事項(xiàng)
1.做旁觀者
2.做朗讀者
3.做求教者
（五）詞語的使用規(guī)范
“等”和“等等”這兩個詞的用法尤其要分辨清楚
【自檢-互動練習(xí)】
請判斷以下的用法是否正確：
（1）廠區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；
（2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國法于不顧，公然收取賄賂；
（3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；
（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢經(jīng)常向中小學(xué)生進(jìn)行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。
【參考答案】
使用正確的是（2）和（3）
使用錯誤的是（1）和（4）
（六）標(biāo)點(diǎn)符號的使用規(guī)范
標(biāo)點(diǎn)符號的使用會對商務(wù)文書最終呈現(xiàn)出來的意思產(chǎn)生重大的影響，如果使用不當(dāng)或者錯誤，則很有可能造成理解上的偏差和歧義。

第七板塊：詮釋---常用公文示范六大銀河系統(tǒng)篇
一、通知
1.通知的適用范圍
“下行文”
“上行文”
“平行文”
掌握書寫通知4大法寶（書寫實(shí)戰(zhàn)技能訓(xùn)練）
2.通知的適應(yīng)性
3.通知的種類
會議通知（時(shí)間、地點(diǎn)、目的、要求、安排以及人員到會方式）
指示性通知（上級傳達(dá)給下級機(jī)關(guān)去予以辦理的通知）
批準(zhǔn)性通知（下級有請示呈遞上來，經(jīng)上級批準(zhǔn)之后再轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照執(zhí)行的通知）
發(fā)布性通知
知照性通知（上級給所屬的下級機(jī)關(guān)通報(bào)某些事務(wù)的情形之中，下級機(jī)關(guān)知道了解情況即可。例如：關(guān)于上級單位中任免與聘用的通知）
周知性通知（純屬于告知性通知）
4、通知的寫作黃金五大格式法
標(biāo)題（包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由以及文種等三塊內(nèi)容）
送與對象（應(yīng)該只能有一個主送單位，但抄送單位可以有多個，主送單位一定要頂格來寫）
正文（正文主要由撰寫通知的理由、事情的經(jīng)過以及具體的要求等內(nèi)容構(gòu)成）
署名（通知的署名包括發(fā)文機(jī)構(gòu)和日期即可）
附件（其他附帶相關(guān)通知）
【案列糾錯題目訓(xùn)練】
請找出以下通知范例中存在的問題：
酒店辦公室通知
各部門經(jīng)理：
經(jīng)董事會研究決定，定于12月20日，在虎域風(fēng)景區(qū)召開各部門主任會議。會議為期三天，主要匯報(bào)各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計(jì)劃。要求各部門主任或副主任至少一人參加。
參加會議的人員，酒店負(fù)責(zé)提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會后酒店會將會議人員送往大約200里外的餐廳。會議時(shí)間較長，希望大家準(zhǔn)備好必備的生活用品。
2015年12月16日
【參考答案】
該通知存在問題的地方主要有：
（1）通知名稱錯誤；
（2）主送單位或?qū)ο笈c正文中的不一致；
（3）正文中缺少具體的會議時(shí)間和行程安排；
（4）計(jì)量單位不符合規(guī)范；
（5）落款缺少發(fā)文單位名稱并且日期數(shù)字不規(guī)范；
（6）缺少對具體出發(fā)以及報(bào)到地點(diǎn)的說明。
（二）報(bào)告
1.報(bào)告的種類
依據(jù)具體內(nèi)容，報(bào)告可以分為以下四種類型：
工作報(bào)告
即下級對上級進(jìn)行的匯報(bào)。
情況報(bào)告
其重點(diǎn)在于事情的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及處理情況等內(nèi)容。
答復(fù)報(bào)告
所謂“答復(fù)報(bào)告”，就是針對上級對自己的一個詢問所予以的答復(fù)；這種報(bào)告具有被動行文的特征，要求實(shí)事求是、針對具體問題來進(jìn)行回答。
建議報(bào)告
所謂“建議報(bào)告”，就是下級主動的向上級提出建議或者希望的報(bào)告，其特點(diǎn)與請示相類似。
2.報(bào)告的寫作格式
下幾點(diǎn)需要特別注意：
報(bào)告的名稱同樣可以包含三個部分，但其中的發(fā)文機(jī)關(guān)可以省略；
報(bào)告的開頭應(yīng)該首先寫“關(guān)于××事情現(xiàn)做如下報(bào)告”；
報(bào)告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報(bào)告的結(jié)尾應(yīng)該說“以上報(bào)告請審閱”或者“報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等與開頭相互呼應(yīng)。
（三）請示
要進(jìn)行請示。請示這種商務(wù)文書在政府機(jī)關(guān)、私營企業(yè)以及外企也是廣泛當(dāng)撰寫者自己的單位以及權(quán)限不足以做相應(yīng)的決定，這個時(shí)候就需地被予以應(yīng)用。
1.請示的特點(diǎn)
請示的特點(diǎn)主要包括：
事前行文
事后行文叫報(bào)告，事前行文即為請示；也就是說，請示并不是先斬后奏的行為。
一事一請
即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內(nèi)容放在同一個請示文書之中；否則，上級領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一項(xiàng)內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準(zhǔn)。
需要批復(fù)
即強(qiáng)調(diào)請示都是需要批復(fù)的。
2.請示的寫作格式
請示的格式基本與前兩種商務(wù)文書一樣，但在最后結(jié)尾的時(shí)候需要注意：
加上“妥否，請批示”；
加上“以上如認(rèn)為可行，請批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行”；
在署名和時(shí)間部分必須要加蓋印章。
【自檢課堂練習(xí)】
請找出以下請示范例中存在的問題：
×河縣稅務(wù)局文件
（2003）×稅字第1號
×河縣稅務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×河面粉廠要求免稅的請示
××市稅務(wù)局：
據(jù)我們了解，該廠2003年計(jì)劃利潤40～50萬元，如征稅企業(yè)尚有一定盈利，是否還給予免稅照顧，請市局權(quán)衡審定。
現(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征2003年國家稅金的請示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。
該面粉廠2000年投入面粉生產(chǎn)以來到2002年底均享受免征工商稅照顧，免征稅款7.7萬元。這個廠的廣大干部和職工在2002年計(jì)劃產(chǎn)量增長了30%，但全年計(jì)算尚虧損六萬元。
以上可否，請批示。
鄖西縣稅務(wù)局
（公章）
二○○三年一月三日
【參考答案】
該請示存在問題的地方主要有：
（1）內(nèi)容模糊不清，應(yīng)該表明一個明確的建議和意見，然后提請上級“妥否，請批示”；
（2）在內(nèi)容中顛倒了前后的說明順序；
（3）數(shù)字適用不規(guī)范。
（四）批復(fù)
批復(fù)是上級答復(fù)下級的請示的一種下行文
1.批復(fù)的特點(diǎn)
指令性強(qiáng)
針對性強(qiáng)
態(tài)度鮮明
政策性強(qiáng)
上級在批復(fù)中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據(jù)的，例如國家的某號條文。
2.批復(fù)的寫作格式
在批復(fù)的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復(fù)；因此，正文中應(yīng)該包括“××號文收悉”或者“某年某月某日關(guān)于××事項(xiàng)的請示收悉”；
給出答復(fù)意見應(yīng)該寫“經(jīng)研究答復(fù)如下”或者“特此批復(fù)”；
與請示一樣，批復(fù)也必須要有公章。
（五）會議紀(jì)要
1.會議紀(jì)要的作用和目的
會議紀(jì)要可以主要分為決定性的會議紀(jì)要和消息性的會議紀(jì)要，其作用在于：
傳達(dá)會議精神；
記錄議定的事項(xiàng)，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內(nèi)容。
2.會議紀(jì)要的寫作格式
會議紀(jì)要的寫作格式有如下比較特別的要求：
會議紀(jì)要的標(biāo)題中沒有發(fā)文機(jī)構(gòu)；
將會議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報(bào)告人以及議程等內(nèi)容在導(dǎo)語中進(jìn)行說明；
會議紀(jì)要的主體為決議事項(xiàng)或者主要認(rèn)識和意見；
在會議紀(jì)要的最后要對未來進(jìn)行展望。
（六）邀請信
在撰寫邀請信的時(shí)候應(yīng)該要注意以下的要點(diǎn)：
邀請信的標(biāo)題在紙張正中間，其字體比正文要大；
邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜；
當(dāng)出現(xiàn)多個職稱、職位以及學(xué)術(shù)頭銜時(shí)，應(yīng)把握最高稱謂原則；
邀請信的用紙應(yīng)該特別正式。
（七）總結(jié)
總結(jié)，是對經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的概括和梳理，其撰寫過程應(yīng)該要注意：
總結(jié)的內(nèi)容通常包括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、心得體會等；
總結(jié)都是第一人稱的；
依據(jù)內(nèi)容范圍的不同，總結(jié)可以分為綜合性的總結(jié)以及專題性的總結(jié)；
總結(jié)的標(biāo)題中一定要加入時(shí)間。

商務(wù)寫作技能培訓(xùn)課程