會議，會議，會議。整天都是會議，煩死了。幾乎每一個在創(chuàng)業(yè)公司里呆過的員工都有類似的感覺。是的，
大多數(shù)時候，創(chuàng)業(yè)公司的生活就象一場沒有止盡的馬拉松會議。也許，許多人對此大解不惑，員工手頭有那么多
的事情要做，他們卻要整天束縛在一些甬長的會議上，他們何時才能完成手頭的實際工作呢？實際上，在創(chuàng)業(yè)公
司里，許多會議是低效率的，它們浪費了我們寶貴的時間。但是，我們又不得不承認，有些會議對推動公司不斷
地向前發(fā)展確實是非常關(guān)鍵的，特別是在公司處于發(fā)展時期的重要關(guān)頭。我們面臨的問題在于，我們?nèi)绾尾拍荛_
一個高效的會議，而且我們要保證所開的這些會議有成效。
我們必須要明白，富有成效的會議不僅僅是為了開會，而是為了解決實際問題。其實，只要我們仔細想一
想，就會發(fā)現(xiàn)開一個富有成效的會議有很多常人忽略的學問。以下是一些簡單的小竅門，您只要運用得當，可以
保證您和您的同事在會議上付出的寶貴時間得到最大的回報。
第一，務必清楚地說出您為什么開這個會議。
請把會議的目的、您希望會議所能達到的效果和參加會議人員需要帶的資料輸入會議通知表，然后把通知表
分發(fā)給參加會議的每一個人。微軟的OUTLOOK，和其他軟件公司的工作計劃工具都有會議通知的功能區(qū)。
弄清開會的確切目的，可以幫助您決定是否真的需要開一個會議，而且還可以讓您的團隊知道這次會議能給
他們帶來什么。所以，無論您什么時候開會，請務必突出會議日程的安排和會議的目的。通常，我們在會議室里
開市場營銷會議時，會議的組織者常會提前告訴我們開會需要取得何種效果，能夠解決什么問題，而且常常會提
醒我們檢查會議的日程。
第二，準時出席會議。
在那些初創(chuàng)業(yè)的公司里，這一點需要反復強調(diào)。如果您接受了參加一個會議的邀請函，但是您不能準時出
席，那么請您提前告訴會議的組織者。
第三，準時開會。
請于會議預定開始的時間宣布開會。千萬不要等候那些遲到者，除非您有非常重要的消息要向他們宣布。不
要為了那些開會拖拉者而再次重復會議的內(nèi)容。這只會讓他們覺得他們的不禮貌行為是有理的。另外一個值得會
議組織者注意的是，喝咖啡飲料和吃點心的休息時間往往是阻礙會議準時開始的一個重要因素。如果出席會議的
成員一定要帶一些吃的、喝的東西來開會，那么，您應提醒他們在會議開始前就把小吃和飲料帶來，而不是在會
議開始時才去拿。讓一切事情按部就班的最好方法就是在開會當中，由會議組織者出款招待與會者，這樣大家就
不會離座位去吃東西，影響會議的連續(xù)性和效果。
第四，制訂一份周到的會議日程表，并且遵循它。這將讓您很快地達到會議的目的，而且將助您獲得預期的
效果。開會當中，您可以不時抽出一些時間來檢查日程表上的每一項，努力在事先規(guī)定的時間內(nèi)把會議討論推向
高潮，并及時結(jié)束會議。如果您覺得還有一些問題不得不需要延長討論時，那么請設定一個討論的時間限制，盡
量使討論的內(nèi)容緊扣中心議題。
有時，與會者自己有個人的工作日程表，那么您最好在合適的時間，逐一問一問他們，這樣，您可以更加合
理地安排您的開會時間。如果會議進行當中出現(xiàn)一個新的問題，請立即把它加入“有待解決的事情”列表中，等
會議結(jié)束后再選一個合適的時間和地點，請與會有關(guān)成員對它進行討論。
第五，提前發(fā)放會議材料。務必保證所有的文件或材料在會議開始前提前送到與會者手里。他們可以有足夠
的時間思考和消化這些材料。千萬不要人為地生造一個類似圖書館的氛圍環(huán)境（歐美人士稱之為“圖書館效
果”），因為在這種氛圍下，每個人都象第一次到圖書館借書的讀者一樣，不知道會議的主題，他們在會上第一
次拿到開會的材料，然后才開始閱讀，結(jié)果，浪費了許多寶貴的開會時間。
第六，準時結(jié)束會議。如果您需要延長會議，請另外安排當天或當周的其他時間，與會者則無須重新安排他
們正進行的計劃。如果您以這種方式去做，您下次開會時，既不會忘了日程也不會遲到。
第七，不要接受雙重的會議邀請。如果您不能出席會議，請說“不”，并且告訴會議組織者不能出席的原
因。（別忘了，在微軟的OUTLOOK上有回復功能。）如果會議一定要您參加，那么，請您叫會議組織者重新安排
會議日期。而且，請在兩次會議之間為自己留出一些時間，因為當會議一個一個接踵而來時，您會發(fā)覺在開完第
一個會議后再準時出席第二個會議是非常困難的。
第八，選擇一個舒適的開會地點，提前預定好一個適合開會的房間。也許您曾經(jīng)見過那些“會議游牧族”，
他們像吉普賽人一樣從一個地方飛到另一個地方，急匆匆地尋找開會的地方，非常狼狽。所以，您提前做一個訂
房計劃，那么，您和您的同事將會有一個高效率的富有成果的會議。
最后，開會當中，請全體與會成員關(guān)掉手機， 避免受外界的影響。
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