怎么樣才能高效的開會(huì)呢？今天分享五個(gè)職場(chǎng)人必備的高效開會(huì)技巧，有工具有方法，每一條都很實(shí)用。
首先第一條，比通知會(huì)議更重要的是通知會(huì)議的動(dòng)議。什么意思？我們平時(shí)開會(huì)經(jīng)常會(huì)碰到一種情況，原本是準(zhǔn)備討論一件事兒，結(jié)果變成討論三件事兒四件事兒。然后每件事兒都沒有討論出個(gè)結(jié)果。所以這時(shí)候在開會(huì)前和開會(huì)人員確認(rèn)動(dòng)議就非常重要，動(dòng)議也就是行動(dòng)建議來自羅伯特議事規(guī)則。一個(gè)完整的動(dòng)議，包括六個(gè)要素，時(shí)間、地點(diǎn)、人物、行動(dòng)、資源、結(jié)果。在通知會(huì)議的時(shí)候，就先對(duì)預(yù)期結(jié)果進(jìn)行一個(gè)定性定量的表述。比如我們希望通過這次會(huì)議得出可以用在A項(xiàng)目中的三條能幫助提升銷量的建議。我們目前已經(jīng)具備了什么什么樣的條件？為了達(dá)到預(yù)期結(jié)果，需要大家做什么什么樣的會(huì)議準(zhǔn)備。把會(huì)議控制在單一命題，同一時(shí)間只討論同一個(gè)命題，目的更聚焦過程才能更高效。
第二條，比創(chuàng)意更重要的是創(chuàng)意的標(biāo)準(zhǔn)。我參加一些會(huì)，常有的感受是什么？大家給出的點(diǎn)子特別多，但真正能用的只有一二。為什么？因?yàn)闆]有清晰的創(chuàng)意標(biāo)準(zhǔn)，個(gè)人的主觀經(jīng)驗(yàn)會(huì)讓會(huì)議非常低效。所以比起創(chuàng)意本身，更重要的是創(chuàng)意的標(biāo)準(zhǔn)。也許對(duì)你們公司來說，數(shù)據(jù)是創(chuàng)意的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)有一些團(tuán)隊(duì)來說，喚起情緒，引起自傳播是創(chuàng)意的標(biāo)準(zhǔn)，都可以根據(jù)自己團(tuán)隊(duì)的情況而定。但是我要提醒你的是，在討論創(chuàng)意之前，請(qǐng)一定先跟與會(huì)人員告知清楚在這個(gè)會(huì)場(chǎng)上什么才算好創(chuàng)意。
第三條，比參會(huì)人數(shù)更重要的是參會(huì)人的投入度。我很不能接受的一點(diǎn)，就是開會(huì)的時(shí)候，這邊有人在那投入的發(fā)言，那邊有人在那噼里啪啦的打字回微信，不夠投入的會(huì)是浪費(fèi)所有參會(huì)人的時(shí)間。所以要想保證開會(huì)的效率和結(jié)果，首先得保證參會(huì)人的投入度。在這里，我有幾個(gè)小方法，
第一，縮短會(huì)議時(shí)間。我們可以試著縮短會(huì)議時(shí)間，利用適當(dāng)?shù)木o迫感來提高效率，讓大家都能更加focus在會(huì)上。第二，要做嘗試站立。會(huì)議研究表明，坐著開會(huì)比站著開會(huì)能多花34%的時(shí)間，而站著開會(huì)更容易讓人集中注意力，也更有意愿去關(guān)注別人的觀點(diǎn)。第三，停止手寫筆記。手寫雖然便于記憶，但是忙著記錄會(huì)讓我們少了很多思考的時(shí)間。所以把紙質(zhì)的會(huì)議記錄換成飛書妙計(jì)，就可以更加的投入會(huì)議。第四條比同意人數(shù)更重要的是反對(duì)的人數(shù)。有些會(huì)議看上去達(dá)成了共識(shí)，結(jié)果出了問題，大家才來馬后炮說，我當(dāng)時(shí)就覺得不行。那你當(dāng)時(shí)為什么不說呢？麥肯錫咨詢公司有一條規(guī)范叫做反駁的義務(wù)。就是說如果你不認(rèn)同對(duì)方的看法和意見，就要明確表示出自己的想法，提出反駁。這是你作為員工的義務(wù)。在對(duì)立觀點(diǎn)的相互反駁、激辯之下，才能產(chǎn)生解決問題的有效辦法。最后一條比會(huì)議結(jié)論更重要的是，會(huì)議結(jié)論的落實(shí)。我們經(jīng)常會(huì)有一種無效的會(huì)議是什么？就是會(huì)開完了，啥也沒有。原因很簡(jiǎn)單，我們忘記把會(huì)議共識(shí)落實(shí)到具體分工了。針對(duì)這個(gè)問題，我有一個(gè)方法叫做開發(fā)團(tuán)隊(duì)合同；就是在項(xiàng)目的第一個(gè)會(huì)議結(jié)束之后，讓每一個(gè)人在公開場(chǎng)合之下，在每個(gè)人都可以看到的情況下，在共同文檔上寫下他在這個(gè)項(xiàng)目工作中的目標(biāo)、職責(zé)和行為規(guī)范。千萬不要小看這個(gè)動(dòng)作，心理學(xué)上說寫下來才是證明有了監(jiān)督和反饋，自然就更能成事。既然我們每個(gè)職場(chǎng)人都躲不了開會(huì)，那么就花點(diǎn)心思打磨優(yōu)化它，讓它成為你成事的支持，而不是障礙。在做事中修煉。祝你我都擁有更專業(yè)的職場(chǎng)能力。
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