原創(chuàng) 邢玉平

單證如何保管才能符合AEO認(rèn)證及進(jìn)出口合規(guī)管理要求？
單證保管作為進(jìn)出口企業(yè)一項(xiàng)基本職責(zé)，是每個(gè)企業(yè)都不能忽視的一項(xiàng)工作。單證留存的完整性，一方面是滿足企業(yè)內(nèi)部資料查證和審計(jì)管理的基本保障，另一方面更為重要的是滿足稽查條例對(duì)于企業(yè)單證的基本要求。因此，AEO認(rèn)證對(duì)于單證保管的要求，實(shí)質(zhì)上也是促進(jìn)企業(yè)合規(guī)管理的重要一環(huán)。
--邢玉平
案例導(dǎo)讀
一、AEO認(rèn)證中對(duì)于“單證管理”的認(rèn)證要求
AEO認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中的第四條“單證保管”，其認(rèn)證要求主要包括：企業(yè)應(yīng)完整準(zhǔn)確留存進(jìn)出口申報(bào)相關(guān)單證、加工貿(mào)易保稅業(yè)務(wù)相關(guān)申報(bào)單證和數(shù)據(jù)、進(jìn)出口涉檢貨物的管理數(shù)據(jù)臺(tái)賬記錄。另外附加對(duì)于相關(guān)海關(guān)核發(fā)的證件、法律文書、報(bào)關(guān)專用章及海關(guān)認(rèn)證企業(yè)的認(rèn)證檔案的保管措施及文檔實(shí)際管理狀況。
而從實(shí)地認(rèn)證角度，海關(guān)除了查閱企業(yè)對(duì)于相關(guān)文檔管控程序規(guī)定，更為重要部分在于海關(guān)實(shí)際抽查企業(yè)涉及到進(jìn)出口申報(bào)單證、保稅管理單證等文檔的實(shí)際留存情況。因此，企業(yè)實(shí)際檔案的留存完整性、保存的方式規(guī)范性、以及查閱的便捷性，都將體現(xiàn)在實(shí)地認(rèn)證環(huán)節(jié)。而單證的留存規(guī)范，又體現(xiàn)在企業(yè)的日常管理規(guī)范和習(xí)慣之中，因此，樹(shù)立企業(yè)的規(guī)范的單證保管機(jī)制，并且切實(shí)的落實(shí)到日常管理規(guī)范之中，才是保障在海關(guān)實(shí)施認(rèn)證環(huán)節(jié)，能夠快捷、準(zhǔn)確、完整的調(diào)閱出海關(guān)需要查看的單證。

二、“妥善保存單證”對(duì)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)意義
進(jìn)出口申報(bào)單證，作為涉外進(jìn)出口企業(yè)在實(shí)際申報(bào)和相關(guān)管理作業(yè)中所產(chǎn)生的最直接的憑證，是海關(guān)稽查規(guī)范要求和海關(guān)信用管理要求企業(yè)所必須保存的。
從“海關(guān)稽查條例”的稽查期限規(guī)定要求角度來(lái)看，企業(yè)需要留存相關(guān)申報(bào)資料“自進(jìn)出口貨物放行之日起3年內(nèi)，或保稅貨物、減免稅進(jìn)口貨物的海關(guān)監(jiān)管期限內(nèi)及其后的3年內(nèi)”，而同時(shí)稽查條例又規(guī)定“被稽查人未按照規(guī)定編制或者保管報(bào)關(guān)單證、進(jìn)出口單證、合同以及與進(jìn)出口業(yè)務(wù)直接有關(guān)的其他資料的，由海關(guān)責(zé)令限期改正，逾期不改正的，處1萬(wàn)元以上5萬(wàn)元以下的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，禁止其從事報(bào)關(guān)活動(dòng)”。因此，妥善保存單證是一項(xiàng)硬性要求。
而我們從企業(yè)的實(shí)際日常海關(guān)事務(wù)管理角度來(lái)看，妥善保存單證對(duì)于企業(yè)的日常資料查證、進(jìn)出口審計(jì)應(yīng)對(duì)、海關(guān)稽查應(yīng)對(duì)都具備現(xiàn)實(shí)意義。包括：
1）單證留存完整，對(duì)于日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中遇到海關(guān)刪改單處置、查驗(yàn)舉證、日常內(nèi)部調(diào)閱查證等，都能快捷查找出。而從單證保存的完整性角度，企業(yè)留存的正常也是多于向海關(guān)單一窗口所上傳的資料，因此，企業(yè)不能寄希望于從單一窗口上傳的資料中獲取完整資料。
2）面對(duì)企業(yè)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的內(nèi)外部審計(jì)，進(jìn)行調(diào)閱資料抽樣審核是必不可少的，因?yàn)橥暾倪M(jìn)出口數(shù)據(jù)臺(tái)賬是保障進(jìn)出口審計(jì)抽樣有效性的前提之一，而完整的申報(bào)憑證和數(shù)據(jù)留底，又是審計(jì)實(shí)施的重要基礎(chǔ)保障。
3）企業(yè)面對(duì)海關(guān)時(shí)，如上所述，能夠按照稽查要求快速準(zhǔn)備全套單證，是積極配合海關(guān)稽查實(shí)施的前提條件之一。

三、如何“妥善”保存進(jìn)出口相關(guān)單證？
對(duì)于進(jìn)出口單證的保管方式，伴隨著海關(guān)通關(guān)無(wú)紙化、檢驗(yàn)檢疫無(wú)紙化、以及海關(guān)申報(bào)隨附單證的簡(jiǎn)化措施等措施的實(shí)施，單證保管的方式，也發(fā)生了較大的變化，電子化保管成為了當(dāng)前的主流方式，而這其中也在關(guān)務(wù)信息化的推動(dòng)下，進(jìn)一步優(yōu)化。對(duì)此，從海關(guān)AEO認(rèn)證符合性角度來(lái)看，企業(yè)可以對(duì)不同單證類型選擇不同的保存措施：
⒈、進(jìn)出口申報(bào)單證，可以采用紙質(zhì)完整留存或電子檔完整的留存方式，不管企業(yè)選擇哪一種，至少保證一種方式是完整的。如果選擇紙質(zhì)留存，就需要在單證存檔的索引管理、檔案室的管理、文檔調(diào)閱與銷毀管理上明確相應(yīng)的管理措施；而如果采用電子檔方式保管，又考慮是上傳至“關(guān)務(wù)系統(tǒng)”中逐票對(duì)應(yīng)保存，還是存放在文件服務(wù)器中建立對(duì)應(yīng)“文件夾”進(jìn)行保存，無(wú)論哪種方式電子保管，都需要做到資料的備份管理。
⒉、加工貿(mào)易保稅管理單證，目前從日常作業(yè)角度基本已全部電子化，而同時(shí)考慮加貿(mào)保稅單證除了正常的申報(bào)單證（如內(nèi)銷申報(bào)單證、結(jié)轉(zhuǎn)申報(bào)單證、外發(fā)審批單證、報(bào)核套表等），另有較多的申報(bào)數(shù)據(jù)臺(tái)賬記錄（如內(nèi)銷申報(bào)的轉(zhuǎn)內(nèi)銷明細(xì)數(shù)據(jù)、折料數(shù)據(jù)、結(jié)轉(zhuǎn)對(duì)賬數(shù)據(jù)、外發(fā)收發(fā)數(shù)據(jù)、單耗申報(bào)數(shù)據(jù)等），因此，電子檔的存檔方式更為便捷。
⒊、涉檢的臺(tái)賬保管，此條對(duì)于日常進(jìn)出口管理中較為疏忽的一環(huán)，對(duì)此，我們結(jié)合實(shí)際情況，應(yīng)該保存的是涉檢貨物從口岸到貨申報(bào)、查驗(yàn)、入廠檢查、問(wèn)題處置環(huán)節(jié)記錄臺(tái)賬，重點(diǎn)是記錄異常問(wèn)題及處置措施，并隨附保存相應(yīng)的異常處置憑證（如：木質(zhì)包裝到貨檢驗(yàn)蟲(chóng)害后的銷毀憑證等）。

四、從企業(yè)規(guī)范管理角度，單證保管的注意事項(xiàng)
對(duì)于單證保管的實(shí)際狀況，從我們?nèi)粘?duì)企業(yè)開(kāi)展審計(jì)或AEO輔導(dǎo)查證角度來(lái)看，依然有幾點(diǎn)值得注意：
其一、進(jìn)出口單證保存方式不規(guī)范，同一份單證紙質(zhì)和電子各有部分，查找完整單證困難。
其二、紙質(zhì)存檔檔案室管理混亂，未按貨架分類放置，調(diào)閱單證無(wú)法及時(shí)調(diào)閱出。
其三、存檔的單證中僅是申報(bào)單證，涉及到相關(guān)的許可證件、原產(chǎn)地證、檢驗(yàn)憑證等復(fù)印件未留存，保存不完整。
其四、部分進(jìn)出口涉及特殊監(jiān)管方式單證中未留存原對(duì)應(yīng)進(jìn)出口單證（如：退運(yùn)進(jìn)口貨物單證中未留存原出口的報(bào)關(guān)單）。
其五、保稅相關(guān)單證及數(shù)據(jù)存檔未分類，涉及內(nèi)銷、外發(fā)等相關(guān)處置單證查找不便。
其六、部分涉檢、涉證的申辦單證未留存。
單證的保管
作為涉外進(jìn)出口企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理規(guī)范
無(wú)論企業(yè)是否為海關(guān)AEO認(rèn)證企業(yè)
都需要足夠重視

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