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中國企業(yè)培訓(xùn)講師

李悅敏:初級項(xiàng)目經(jīng)理該怎么做?

 
講師:李悅敏 瀏覽次數(shù):2335
 你從一個(gè)一線技術(shù)人員被提拔為項(xiàng)目經(jīng)理。也許你一直在期盼,也許你心里還忐忑不安,也許這是你的職業(yè)發(fā)展選擇,也許你只是不情愿地答應(yīng)老板“試一下”。不管哪種情況,可能你并沒有項(xiàng)目和人員管理及領(lǐng)導(dǎo)的教育背景或者培訓(xùn)經(jīng)歷。   領(lǐng)導(dǎo)和管理,這兩者是不同的。當(dāng)你計(jì)劃如何做好

你從一個(gè)一線技術(shù)人員被提拔為項(xiàng)目經(jīng)理。也許你一直在期盼,也許你心里還忐忑不安,也許這是你的職業(yè)發(fā)展選擇,也許你只是不情愿地答應(yīng)老板“試一下”。不管哪種情況,可能你并沒有項(xiàng)目和人員管理及領(lǐng)導(dǎo)的教育背景或者培訓(xùn)經(jīng)歷。

  領(lǐng)導(dǎo)和管理,這兩者是不同的。當(dāng)你計(jì)劃如何做好項(xiàng)目管理時(shí),考慮采取以下列出的行動(dòng);也許你想做的事情很多,但下面的這些建議會幫助你集中到那些能提高效率(你自己的效率和團(tuán)隊(duì)的效率)的事情上。
  1 設(shè)立優(yōu)先級
  這是你要著手的第一件大事。盡管你可能因?yàn)楦鞣N原因需要很大程度上參與軟件的開發(fā),但除此之外,你還有一些新的職責(zé)。很多新任的項(xiàng)目經(jīng)理都擺脫不了技術(shù)的誘惑,以致忽略了項(xiàng)目成員向自己尋求的幫助。
  富有效率的項(xiàng)目經(jīng)理知道,他們最高優(yōu)先的就是為項(xiàng)目成員提供服務(wù)。這些服務(wù)包括:指導(dǎo)和教育,處理沖突,提供資源,設(shè)立項(xiàng)目目標(biāo)和優(yōu)先級等等,適當(dāng)時(shí)也要提供技術(shù)指導(dǎo)。不管你正在做或者將要做多重要的事,來你這兒尋求幫助的項(xiàng)目成員應(yīng)該有“非屏蔽中斷”(注:非屏蔽中斷是一個(gè)硬件術(shù)語,此處意即最優(yōu)先的)優(yōu)先級。
  你第二優(yōu)先的是讓你所在組織的客戶滿意。作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理,如果你不再涉足產(chǎn)品的一線開發(fā),也許你很少有直接的機(jī)會可以讓客戶滿意。但你必須為你的項(xiàng)目成員創(chuàng)造一個(gè)環(huán)境,使得他們在這個(gè)環(huán)境下工作,可以最有效地滿足客戶的需求。這是項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要職能。
  你第三優(yōu)先的是你自己的事情??赡苁且粋€(gè)與項(xiàng)目有關(guān)的技術(shù)問題,也可能是你的老板要你做的某件事。但當(dāng)這些事與上面兩個(gè)較高優(yōu)先級沖突時(shí),你要做好延后處理的準(zhǔn)備。
  你*優(yōu)先的是那些純粹取悅你的老板的事情。在一個(gè)正常的組織中,如果你做好了前面所說的更重要的三件事情,你的老板已經(jīng)是非常驚喜了。
  2 分析你的技能差距
  初為項(xiàng)目經(jīng)理,通常你會意識到你在領(lǐng)導(dǎo)和管理技能方面的差距,除非你已經(jīng)為這個(gè)新職位做了充分準(zhǔn)備。你有很強(qiáng)的技術(shù)背景,可能這也是提拔你領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)團(tuán)隊(duì)的一個(gè)原因,但你還需要一些其他的技能。你需要客觀的評價(jià)自己的長處和短處,并且著手縮小自己的差距。
  做軟件的人常常被認(rèn)為缺乏出色的交際能力。你需要加強(qiáng)你的人際處理能力,諸如調(diào)解矛盾,說服他人,“推銷”自己。你需要應(yīng)付一些不想應(yīng)付的場面,比如批評你的下屬、為爭取下屬的績效“吵架”。
  伴我開始經(jīng)理職業(yè)生涯的是傾聽(Listening)技能的課程,我覺得很有價(jià)值。在一線開發(fā)時(shí),往往我們都有過人的精力來表達(dá)自己的技術(shù)觀點(diǎn)。但作為管理人員,更需要一種包容和聆聽的工作風(fēng)格和交流方式。然后,從“聽”的位置走到“說”的位置,你需要提高你的演講(Presentation)技能。如果你對在公眾場合演講感到不適,你需要接受一些專門的演講培訓(xùn)。
  作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理,協(xié)調(diào)他人的工作,計(jì)劃和跟蹤項(xiàng)目,必要時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目回溯并采取糾正措施等等都是你的職責(zé)??赡艿脑?,接受有關(guān)項(xiàng)目管理的培訓(xùn),學(xué)習(xí)如何設(shè)立優(yōu)先級,如何主持高效的會議,如何明白無誤地溝通等等技能;多看一些項(xiàng)目管理和風(fēng)險(xiǎn)管理的書籍和雜志。
  3 定義質(zhì)量
  盡管絕大多數(shù)人都認(rèn)真對待質(zhì)量,也想生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品;但是,有關(guān)軟件質(zhì)量的定義仍存在很大爭議,比如高質(zhì)量是“足夠好”,還是更為經(jīng)典的質(zhì)量觀點(diǎn)“無缺陷”。為了領(lǐng)導(dǎo)你的團(tuán)隊(duì)走向成功,你需要花些時(shí)間和你的下屬以及客戶一起來明確:對于他們,質(zhì)量意味著什么。
  你的下屬和客戶是不同的兩幫人,他們很可能對質(zhì)量沒有一致的看法,也容易抱有不同的目的。
  在我曾經(jīng)負(fù)責(zé)的一個(gè)項(xiàng)目中,為了更好地了解客戶的質(zhì)量要求,我舉辦了一次開放式討論會(Open Forum),除了項(xiàng)目成員和客戶參加外,我還請客戶的上司們一起來參加討論。這次討論很有價(jià)值,因?yàn)槲覀儼l(fā)現(xiàn)很多原有的想法是和客戶真正的質(zhì)量需求背道而馳的。了解這些想法的差異,使得我們可以把力量集中在讓客戶滿意的事情上,而不是放在讓“開發(fā)滿意”的事情上。
  我們在需求階段就考慮,對于客戶哪些質(zhì)量特性是重要的,并把它們列舉出來(比如交互性、正確性、易學(xué)性等)。然后,我們找來一些關(guān)鍵的客戶代表,請他們對這些質(zhì)量特性打分。這樣,我們就可以掌握哪些質(zhì)量特性是最主要的,哪些是次要的,從而就可以有的放矢,為這些質(zhì)量特性而優(yōu)化設(shè)計(jì)。
  4 表彰進(jìn)步表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)
  項(xiàng)目成員的成績是很重要的激勵(lì)方式。你要把建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制(Recognition Program)視為頭等大事,除非你已經(jīng)有了適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)機(jī)制。獎(jiǎng)勵(lì)既可以是象征性的獎(jiǎng)狀、證書,也可以是實(shí)實(shí)在在的獎(jiǎng)品和現(xiàn)金。發(fā)獎(jiǎng)時(shí)記得說,“感謝您的幫助”,或者“祝賀您完成了……”。還要記得獎(jiǎng)勵(lì)的范圍不要局限在你的項(xiàng)目組內(nèi)部,客戶代表和一些向你提供特別幫助的項(xiàng)目組外部人員也是要考慮的。
  獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制不僅需要你投入一小筆錢,也需要你多動(dòng)動(dòng)腦,想想以何種方式獎(jiǎng)勵(lì)。和你的下屬多交流,了解他們在乎什么樣的獎(jiǎng)勵(lì),要把獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)變成團(tuán)隊(duì)文化的一部分。另外,嘗試“隱形”的獎(jiǎng)勵(lì),讓你的下屬明白你是真的知曉他們所做的貢獻(xiàn),并且對此心存感激。
  5 前車之鑒,后事之師
  你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目很可能是半途接手的,而且你的前任做得并不怎么好;或者,雖然是新項(xiàng)目,但從前有類似的項(xiàng)目完成,當(dāng)然有成功的,也有失敗的。不管是哪種情形,你作為項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,應(yīng)該花些時(shí)間分析以往的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)。你要了解這些項(xiàng)目曾經(jīng)出現(xiàn)過什么問題,以此避免自己重蹈覆轍。失敗是成功之母,但你沒有太多的機(jī)會失敗,所以你要多從別人的失敗中學(xué)習(xí)。
  你也需要客觀的去評價(jià)自己完成的一些項(xiàng)目(如果有的話),了解自己的團(tuán)隊(duì)究竟強(qiáng)在哪里,弱在何處。事實(shí)上,每個(gè)完成的項(xiàng)目都要進(jìn)行項(xiàng)目回顧(Post-projectReview),項(xiàng)目回顧不是為了追究誰的責(zé)任,發(fā)現(xiàn)問題、剖析問題是為了以后做得更好。你可以采取頭腦風(fēng)暴的做法,鼓勵(lì)項(xiàng)目組成員各抒己見。另外,這種項(xiàng)目回顧也可以擴(kuò)展到項(xiàng)目進(jìn)行中,在每個(gè)大的階段結(jié)束時(shí)都進(jìn)行回顧。
  除此之外,你需要了解被軟件業(yè)界普遍認(rèn)可的*實(shí)踐(Best practice)。當(dāng)你想把一些好的方法、工具和流程引入到你的項(xiàng)目中時(shí),其他人可能會排斥、反對,甚至抵制,而這恰恰是你的職責(zé)所在,你要讓項(xiàng)目成員明白為什么要這樣做,并且確保他們不折不扣的執(zhí)行。在你的團(tuán)隊(duì)內(nèi)部,也會產(chǎn)生一些*實(shí)踐,所以你要采取一些措施,促使在項(xiàng)目成員之間交流和采納這些實(shí)踐。
  6 設(shè)立改進(jìn)目標(biāo)
  當(dāng)你回顧了以往的項(xiàng)目,并且確定了“質(zhì)量”的含義,你需要設(shè)立一些短期的和長期的改進(jìn)目標(biāo)。只要可能,這些目標(biāo)應(yīng)該是可以量化的,這樣你可以通過一些簡單的指標(biāo)來衡量自己是否在朝著這些目標(biāo)前進(jìn)。
  舉個(gè)例子,你發(fā)現(xiàn)以往的項(xiàng)目由于需求多變而經(jīng)常延后,于是,你可以設(shè)立一個(gè)半年的目標(biāo),力求將需求的穩(wěn)定性提高50%。這樣的一個(gè)目標(biāo)要求你每周每月做實(shí)際的工作:統(tǒng)計(jì)需求的改變數(shù),查明需求的來源和改變的原因,采取措施來控制改變。這很可能將改變你與那些需求更改者的交往方式。
  你的這些目標(biāo)和指標(biāo)構(gòu)成了軟件流程改進(jìn)的一部分。盡管流程改進(jìn)常被人指責(zé)為“官僚作風(fēng)”的體現(xiàn),但事實(shí)上,每個(gè)團(tuán)隊(duì)都能找到一些可以改進(jìn)的地方。
  改進(jìn)流程的原因通常有兩個(gè):糾正錯(cuò)誤和預(yù)防錯(cuò)誤。你要把精力集中到威脅或者可能威脅項(xiàng)目成功的因素上;帶領(lǐng)你的團(tuán)隊(duì)一起分析你們目前做法的長處和短處,以及所面臨的威脅。
  我自己的團(tuán)隊(duì)就組織過一次兩階段的頭腦風(fēng)暴練習(xí),以此來確認(rèn)提高我們的產(chǎn)量和質(zhì)量的障礙。在第一階段,參與者將自己想到的障礙寫在即時(shí)貼上,每張即時(shí)貼寫一個(gè)想法;然后,協(xié)調(diào)者就把這些即時(shí)貼收集起來,并進(jìn)行分類;于是我們得到了若干大的分類,我們就把這些分類寫在一張大的白紙上。在第二階段,同樣還是這些參與者,針對前面寫的障礙,把想到的克服方法寫到即時(shí)貼上,并且粘貼到相應(yīng)的分類上。經(jīng)過進(jìn)一步的討論和分析,我們得以把這些障礙細(xì)化,并且獲得了一系列可操作的應(yīng)對方法。
  設(shè)立可度量的、可爭取的目標(biāo)將集中你為改進(jìn)流程而付出的努力。你要和你的隊(duì)員們一起定期檢視改進(jìn)的結(jié)果。記住流程改進(jìn)的目的是為了項(xiàng)目和公司的成功,而不是為了滿足書本上的條條框框。把流程改進(jìn)當(dāng)成項(xiàng)目來操作,有自己的進(jìn)度、投入和產(chǎn)出。
  7 不要急于求成
  以上建議的一些做法將幫助你這個(gè)項(xiàng)目管理的新手和你的團(tuán)隊(duì)取得更大的成功,隨著你每天面臨的工作壓力,你或許會淪為又一個(gè)“茍延殘喘”者,但是,你要始終明白你肩負(fù)的一個(gè)任務(wù),那就是形成你的團(tuán)隊(duì)文化和一套做事的方法,這是一個(gè)長期的任務(wù)。你不可能一下子把想做的事都做到,你可以根據(jù)自己的處境有所選擇,從容上路。
作者:李悅敏,*項(xiàng)目管理、研發(fā)管理專家、項(xiàng)目管理、研發(fā)管理培訓(xùn)師
本文由@李悅敏 原創(chuàng)發(fā)布于,未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載,謝謝。


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李悅敏
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