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文秘 培訓(xùn)

在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭日益激烈的今天，企業(yè)對行政管理水平要求也越來越高，同時(shí)對行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認(rèn)知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時(shí)候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是被動地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難 “想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手；經(jīng)常聽到公司領(lǐng)導(dǎo)下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項(xiàng)的培訓(xùn)課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過二天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理工作的認(rèn)知水平，快速掌握提升行政管理工的各項(xiàng)能力的方法和技巧。

課程目標(biāo)
1.明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向；
2.學(xué)會編寫自己的崗位說明；
3.明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識；
4.學(xué)會奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)”地位；
5.運(yùn)用流程化管理技能提升行政管理工作水平；
6.有效利用時(shí)間管理的工具，提高自身工作效率；
7.規(guī)范文檔管理為企業(yè)運(yùn)營發(fā)揮重要作用；
8.提升的商務(wù)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力；
9.學(xué)習(xí)掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧；
10.了解商務(wù)接待活動中各項(xiàng)禮儀，體現(xiàn)企業(yè)良好形象。

課程對象
企業(yè)各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任等。

課程大綱
第一部分 職業(yè)素養(yǎng)篇
一、秘書／行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1.秘書／助理人員的自我角色定位
① 初級秘書／助理：事務(wù)性文員
② 中級秘書／助理：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理
③ 高級秘書／助理：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理
.視頻：
.現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”
2.優(yōu)秀秘書／助理人員的勝任素質(zhì)
① 如何提升秘書／助理人員的素質(zhì)
② 優(yōu)秀秘書與一般秘書的差異
.案例分析：

二、秘書／助理的職業(yè)生涯規(guī)劃
1.什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？
2.為何要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃？
① 分析自我，確立人生的方向
② 準(zhǔn)確評價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)，在秘書／助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢
③ 看到秘書／助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進(jìn)的動力
.小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏
3.職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟
① 掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析
② 運(yùn)用“5W提問”法進(jìn)行自我分析
◎ What I am? 我是什么樣的人？
◎ What I want? 我想要什么？
◎ What I can do? 我能做什么？
◎ What fit I most? 什么是最適合我？
◎ What I can choose？我能夠選擇什么？
.走進(jìn)實(shí)戰(zhàn)：“我的命運(yùn)我把握，我的前途我做主。”
.運(yùn)用SWOT分析工具認(rèn)識自我

三、秘書／助理商務(wù)禮儀規(guī)范
1.塑造良好的個(gè)人職場形象
① 著裝的*原則
② “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
③ 恰當(dāng)?shù)闹w語言讓自己成為一個(gè)有素養(yǎng)的人
.案例：
2.基本商務(wù)禮儀
辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應(yīng)對技巧
.現(xiàn)場演示

四、辦公室5S管理
1.5S的概念
2.推行5S的重要性
3.如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
4.長期有效地推動5S工作的注意事項(xiàng)和操作方法
.現(xiàn)場模擬
快速掌握5S技巧。

第二部分 工作技能篇
一、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧
1.時(shí)間管理的誤區(qū)
2.時(shí)間管理的原則
① 目標(biāo)管理與80/20法則
② 緩急輕重的優(yōu)先管理
③ 個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排
3.時(shí)間管理小竅門
4.辦公室接待與電話處理
5.上級的時(shí)間管理與安排
6.自我情緒控制與壓力管理
7.上司出差日程管理與工作計(jì)劃
.小組討論：

二、會務(wù)組織與管理
1.成功組織會議的技巧
2.組織階段的工作：會前準(zhǔn)備／會中協(xié)助／會后整理
3.會議座次安排的學(xué)問
.練習(xí)
.案例
三、信息、文檔管理與運(yùn)用
1.信息收集
① 信息工作的六個(gè)基本要求和三個(gè)訣竅
② 收集信息工作的三個(gè)訣竅
③ 信息的查實(shí)及傳遞
④ 信息的儲存與保密
2.文檔管理
① 文檔分類及儲存的工作規(guī)范
② 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
③ 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
.案例

四、行政公文寫作技巧與處理實(shí)務(wù)
1.行政公文寫作的基本要求
2.行政公文的格式
3.常用行政公文寫作及公文格式要素范例
① 通用公文：報(bào)告／請示／批復(fù)／函／決定／公告／通告
② 事務(wù)公文：工作計(jì)劃／工作總結(jié)／會議紀(jì)要
③ 禮儀文書：請柬／介紹信／推薦信
.案例分享
.撰寫初稿練習(xí)

第三部分 統(tǒng)籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
游戲?qū)耄和ㄟ^“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。
1.成功溝通的秘訣
① 學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話
② 怎樣反問：了解對方的需求
③ 如何肯定：肯定對方——微笑、點(diǎn)頭、是是是
④ 表明立場：拒絕的藝術(shù)
⑤ 提出解決方案：提出2-3個(gè)解決方案
.案例
2.有效溝通過程及環(huán)節(jié)
① 信息發(fā)送、接收、反饋
② 有效發(fā)送的技巧
.現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3.認(rèn)識你的溝通對象
① 與上級溝通的原則
② 與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
③ 跨部門的溝通技巧
.游戲

二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理
1.后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
2.辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復(fù)印機(jī)、電腦）
3.員工安全和保密工作
4.公共關(guān)系管理
.全景案例
.案例
三、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理
1.事務(wù)工作有哪些
2.學(xué)會列事務(wù)清單
3.用項(xiàng)目計(jì)劃管理工作
.沙盤演練
四、課程分享：我學(xué)到了什么？

講師介紹
萬老師：從事培訓(xùn)和顧問工作近20年，擁有16年跨國企業(yè)管理工作經(jīng)驗(yàn)。曾在大型外資制造服務(wù)企業(yè)：利星行集團(tuán)、芬蘭通力電梯、法國馬培德先后擔(dān)任中國區(qū)人力資源部高級人才發(fā)展經(jīng)理和培訓(xùn)經(jīng)理，培訓(xùn)中心主管，客戶關(guān)系管理等職務(wù)，擁有不同行業(yè)豐富的人才發(fā)展、培養(yǎng)及管理經(jīng)驗(yàn)。
萬老師為人開朗熱情，親和力強(qiáng)，講授內(nèi)容系統(tǒng)，實(shí)用性強(qiáng)；同時(shí)她擅長運(yùn)用多樣化的授課方式，靈活運(yùn)用案例，務(wù)實(shí)、專業(yè)的教學(xué)，帶領(lǐng)學(xué)員在輕松的互動氣氛中掌握各種知識與技能，并根據(jù)“實(shí)際、實(shí)效、實(shí)用”的原則，并可以雙語教學(xué)，有針對性地為客戶提供相應(yīng)的咨詢與培訓(xùn)方案，受到客戶和學(xué)員的喜愛和好評。
萬老師就職于*卡特彼勒代理商-利星行機(jī)械有限公司，任職高級人才資源發(fā)展和培訓(xùn)經(jīng)理，曾多次對公司進(jìn)行行政助理秘書培訓(xùn)、禮儀培訓(xùn)等。全面支持公司機(jī)械、地產(chǎn)、物流、融資等所屬業(yè)務(wù)的人才資源的開發(fā)、培養(yǎng)和發(fā)展,根據(jù)公司“愿景”、“戰(zhàn)略方向”以及“戰(zhàn)略目標(biāo)”打造“以客戶為中心”的企業(yè)文化，開發(fā)與之相匹配的培訓(xùn)課程以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需求,在客戶滿意度提升方面培養(yǎng)和提高員工的意識和技能。設(shè)計(jì)出的課程緊貼業(yè)務(wù)實(shí)際需求，研發(fā)出“領(lǐng)導(dǎo)力系列”、“時(shí)間與壓力管理”、“優(yōu)質(zhì)客戶服務(wù)技巧提升”等多門課程，并在公司內(nèi)部定期講授。
在芬蘭通力電梯工作的5年期間，曾在客服部進(jìn)行工作。主要負(fù)責(zé)建立系統(tǒng)的培訓(xùn)體系計(jì)劃，開發(fā)并講授新員工的職業(yè)素養(yǎng)、電話銷售與服務(wù)技巧，表達(dá)技巧，溝通技巧和客戶服務(wù)技巧等核心課程。

授課領(lǐng)域：
企業(yè)培訓(xùn)師能力培養(yǎng)：初級培訓(xùn)師授課技巧、中級培訓(xùn)師提升技巧、高級培訓(xùn)師培訓(xùn)
一線經(jīng)理人領(lǐng)導(dǎo)能力提升：高效溝通，跨部門溝通，團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)力、時(shí)間管理，有效表達(dá)、激勵與輔導(dǎo)
客戶滿意度提升系列：客戶服務(wù)技巧、建立客戶滿意的行為模式、把握與客戶接觸的關(guān)鍵時(shí)刻
培訓(xùn)風(fēng)格：“學(xué)以致用”，著重于從培訓(xùn)到績效，為客戶提供各類系統(tǒng)化的培訓(xùn)解決方案，更好地為企業(yè)運(yùn)營培養(yǎng)人才。

文秘 培訓(xùn)