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公文寫作與檔案管理培訓(xùn)課

課程對象：綜合部秘書、行政辦公文員、經(jīng)常發(fā)文員工、檔案管理人員等
課程背景： 
公文寫作是我們經(jīng)常碰到的工作難題之一，許多企業(yè)的通知、請示、發(fā)言稿、工作報告、計劃總結(jié)、文件材料等等都是滿篇錯別字、詞不達(dá)意、慘不忍讀、有損企業(yè)形象，所以清晰、簡潔、得體的文檔、紀(jì)要、報告等材料是良好溝通的基礎(chǔ)。 
隨著企業(yè)管理水平的不斷提升，對從事寫作的辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)要求也越來越高，企業(yè)要適應(yīng)全球化商業(yè)環(huán)境的巨大變化，必須對自身各類專業(yè)人才的能力和素質(zhì)進(jìn)行整合及培訓(xùn)。如何提高公文寫作水平？怎么能夠在短時間內(nèi)，完成符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的高質(zhì)量的公文？這就是擺在學(xué)員面前且急需解決的問題，當(dāng)然，掌握公文寫作技巧和規(guī)范之余，還需要擁有公文管理與處理的技能或方法，學(xué)會有效處理公文，給公文編號、編序、分類等，以便后續(xù)使用。 
以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎(chǔ)，通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動渠道的設(shè)計與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分實現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動中應(yīng)有的支持作用。 

課程特色： 
1、課程內(nèi)容融合近200家運營商企業(yè)、70家電力企業(yè)、40家銀行企業(yè)的實際案例和操作經(jīng)驗，有很強的指導(dǎo)性、實戰(zhàn)性； 
2、授課通過案例分析、視覺呈現(xiàn)、思維導(dǎo)圖、*等引導(dǎo)技術(shù)，課程參與性更強，更容易轉(zhuǎn)化為行動，輔助培訓(xùn)落地； 
3、講師近15年專注危機公關(guān)、文書管理與寫作的實務(wù)管理研究及實踐，經(jīng)驗非常豐富。 

課程收益： 
1、學(xué)習(xí)掌握公文的基礎(chǔ)知識、特點和一般格式； 
2、掌握常用公文文種的操作規(guī)范和寫作技巧； 
3、熟練掌握運用不同文種達(dá)到既有的目的； 
4、掌握不同公文的寫作流程與技巧； 
5、了解和避免公文寫作中的常見錯誤與問題； 
6、提升學(xué)員文字溝通能力； 
7、掌握公文編號、編序、分類等技能，加強對公文的管理； 
8、掌握公文保密的方法； 
9、掌握檔案管理的方法。 

課程大綱： 
第一部分、公文寫作基礎(chǔ)：公文結(jié)構(gòu)與語言規(guī)范 
一、公文的一些問題 
1、公文寫作可以帶來什么？思維還是技能 
2、公文在工作中的作用？ 
3、如何使用公文提升執(zhí)行力 

二、公文的幾點思考 
1、公文文種混淆不清 
2、公文缺乏規(guī)范性 
3、不知道如何下筆的煩惱？ 
4、公文寫作語言的煩惱 
【案例分析】電話記錄單？ 
【抽樣調(diào)查】誰能成為最合適的人選？ 

三、常見公文范例解析與練習(xí) 
號脈：看培訓(xùn)學(xué)員對行政公文和一般事務(wù)性公文的理解和誤區(qū) 
素材+選擇=問題：講師提供素材和案例請學(xué)員進(jìn)行選擇 
目的：在這個過程中發(fā)現(xiàn)學(xué)員存在的問題，來調(diào)整培訓(xùn)的主次和輕重 
1、請示、報告以及批復(fù) 
【案例分析】著名跨國企業(yè)實戰(zhàn)案例分享 
目的：1）了解什么情況下用請示？報告？批復(fù)？（講授） 
2）熟悉怎么寫請示、報告、批示（練習(xí)，改錯） 
3）了解請示、報告的分類（講授） 
4）掌握寫作規(guī)范模式（見三類模式表格） 
2、函 
【案例分析】著名跨國企業(yè)模版分析 
目的：1）了解什么情況下用函？一份得體的函所具有的意義（講授） 
2）熟悉怎么寫函（練習(xí)，改錯） 
3）掌握寫作規(guī)范模式（見模式表格） 
3、計劃和總結(jié) 
目的：1）了解計劃的多種“變體”和時間限定（講授） 
2）熟悉計劃和總結(jié)的寫法（練習(xí)，改錯） 
4、通報、通告及通知 
目的：1）辨析這幾類常見公文，結(jié)合受訓(xùn)單位性質(zhì)確定講授重點。（講授） 
2）熟悉通知的幾種類型和寫法（練習(xí)，改錯） 
5、會議紀(jì)要 
目的：1）學(xué)會在會議記錄的基礎(chǔ)上寫作會議紀(jì)要。（講授） 
2）了解會議紀(jì)要的成文格式。 
6、請柬和邀請函 
目的：1）了解請柬和邀請函的區(qū)別（講授、練習(xí)） 
2）得體寫作請柬和邀請函（練習(xí)） 
7、宣傳類 
目的：1）學(xué)會寫作企業(yè)簡報和向媒體提供的統(tǒng)發(fā)稿（事例、改錯、練習(xí)） 
2）探討內(nèi)部刊物和簡報對企業(yè)文化建設(shè)的作用和意義。（討論） 

四、公文寫作技能修煉 
1、情感指數(shù) 
1）情感指數(shù)的概念與公式 
2）如何增加情感指數(shù) 
【情景實戰(zhàn)】計算案例中的情感指數(shù) 
2、讀者為尊的原則 
3、“拒絕”公文的格式 
1）三明治的“不” 
2）帶備選方案的“不” 
3）委婉的“不” 
4、增加緊迫性 
1）時間敏感性句法 
2）使用時間應(yīng)注意的問題 
5、增加可信度 
6、使行文簡潔 
7、寫作規(guī)范和細(xì)節(jié) 
【案例分析】神秘的地址 

五、商務(wù)文書寫作規(guī)范 
1、公文結(jié)構(gòu)層次序號規(guī)范 
2、數(shù)字的使用規(guī)范 
3、計量單位使用錯誤 
4、標(biāo)點符號使用錯誤 
5、名稱規(guī)范與譯名的使用 
6、詞語禁忌 
7、常出現(xiàn)錯誤的高頻字、詞互動演練 
8、目錄、頁眉、頁腳制作及亮點挖掘 

六、常用公文寫作及公文格式要素范例 
1、公文用紙幅面及版面尺寸 
2、公文寫作格式要素 
3、秘密等級和保密期限緊急程度發(fā)文字號簽發(fā)人公文標(biāo)題 
4、主送機關(guān)公文正文附件成文時間公文生效標(biāo)識附注 
5、主題詞抄送印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間版記中的反線 

七、公文寫作技能修煉 
1、情感指數(shù) 
1）情感指數(shù)的概念與公式 
2）如何增加情感指數(shù) 
【情景實戰(zhàn)】計算案例中的情感指數(shù) 
2、讀者為尊的原則 
3、“拒絕”公文的格式 
1）三明治的“不” 
2）帶備選方案的“不” 
3）委婉的“不” 
4、增加緊迫性 
1）時間敏感性句法 
2）使用時間應(yīng)注意的問題 
5、增加可信度 
6、使行文簡潔 
7、寫作規(guī)范和細(xì)節(jié) 

第二部分、公文寫作進(jìn)階：常用寫作模版訓(xùn)練 
一、工作報告寫作能力提升 
1、工作報告的特點及種類 
2、工作報告的格式 
3、工作報告的寫作程序 
4、寫好工作報告的技巧 

二、會議記錄寫作能力提升 
1、公司會議的“三大分類” 
2、會前準(zhǔn)備工作的“四大環(huán)節(jié)” 
3、會議程序的“十大步驟” 
4、會議記錄和落實的“八大要領(lǐng)” 
5、提高速記能力，積累萬能用語的技巧 

三、計劃、總結(jié)的寫法 
1、如何選標(biāo)題：數(shù)字型、詞匯型 
2、如何搭框架：層層遞進(jìn)的三段式 
如團隊業(yè)績的取得、團隊業(yè)績的背后、團隊業(yè)績的思考 
3、專項匯報：任務(wù)背景、簡要舉措、成果意義 
4、如何突出核心內(nèi)容：倒金字塔結(jié)構(gòu)，最重要、*鮮、最有趣的放第一位 
5、如何選擇分段小標(biāo)題：并列式、遞進(jìn)式、設(shè)問式 

四、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿寫作 
1、分類：會議類、宣傳類、禮儀類發(fā)言稿 
2、觀點要鮮明、條理要清楚、語言要簡潔 
3、要解決的幾個問題：誰、以什么身份、什么時候、什么場合、為什么、對誰講、領(lǐng)導(dǎo)想講什么、與會人員想聽什么、發(fā)言稿以后干什么用? 
【案例分析】清華大學(xué)校長失敗的發(fā)言稿 

五、致辭寫作 
1、會議、慶典致辭：標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾 
2、答謝詞寫法：致謝、闡釋活動的意義、敘述所見所聞所感、結(jié)束語 
3、如何謙虛的展示成就：夸贊對方單位捎帶提及本單位、細(xì)節(jié)映襯全局、堅持原則又不影響氣氛 
4、出席人員變化需要的處理：預(yù)先準(zhǔn)備、快速替換、出錯就改、靈活應(yīng)變 

第三部分、檔案保密管理與實務(wù) 
一、先進(jìn)企業(yè)文檔科學(xué)化保密管理要點 
1、先進(jìn)企業(yè)文檔保密管理的主要內(nèi)容 
2、先進(jìn)企業(yè)文檔保密管理的配套要求 
3、先進(jìn)企業(yè)文檔保密管理的具體實務(wù) 
4、先進(jìn)企業(yè)文檔保密管理的改革 

二、企業(yè)文檔的保密處理方法 
1、簡要介紹（文件、文種、文件工作等） 
2、辦公自動化條件下文檔的整理 
3、各種文件的處理方法 

三、企業(yè)檔案保密管理實務(wù) 
1、重新修訂歸檔范圍 
2、分類與標(biāo)識 
3、各類檔案如何進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序及要點 
4、資源分析與配置（案例分析） 

四、企業(yè)電子文檔保密管理原則與方法 
1、企業(yè)電子文檔的概念與特點 
2、企業(yè)電子文檔保密管理的原則 
3、企業(yè)電子文檔保密管理的基本方法 
【案例分析】李秘書的返工引起的深思 

五、檔案管理方法與實務(wù) 
1、重新修訂歸檔范圍 
2、分類與標(biāo)識 
3、企業(yè)各類檔案如何進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序及要素 
【群策群力】結(jié)合工作情況說明本單位檔案管理的問題所在，講師點評，并給出意見或方法。

公文寫作與檔案管理培訓(xùn)課