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中國企業(yè)培訓講師
庫里乾坤大,卷中日月長——房地產(chǎn)企業(yè)業(yè)務檔案管理實務培訓
 
講師:趙原 瀏覽次數(shù):2564

課程描述INTRODUCTION

業(yè)務檔案管理實務培訓

· 人事經(jīng)理· 行政主管

培訓講師:趙原    課程價格:¥元/人    培訓天數(shù):2天   

日程安排SCHEDULE



課程大綱Syllabus

業(yè)務檔案管理實務培訓

課程背景:
隨著《中華人民共和國檔案法》的規(guī)范執(zhí)行,國家檔案局等部委、各地政府及企業(yè)均出臺了相應的管理辦法,不斷規(guī)范各類檔案管理。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作中重要的組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項目由于其規(guī)模大、工期長,執(zhí)行過程中形成的材料多,特別是由于其關聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多,檔案管理難度較大。如何識別各類檔案性質(zhì),對檔案進行恰當分類?怎樣做好房地產(chǎn)業(yè)務檔案管理的規(guī)范化、信息化、安全化,怎樣發(fā)揮業(yè)務檔案管理在本單位業(yè)務經(jīng)營中的作用?。。。本課程回答上述問題,幫助您快速掌握檔案管理實務,快速建立本單位業(yè)務檔案管理流程。
課程收益:
.熟練掌握檔案的定義及分類辦法,對本地產(chǎn)企業(yè)的檔案內(nèi)容進行分類;
.把握檔案管理的原則及流程;
.有效提升快速建檔、安全管理及檔案利用三大水平;
.解讀電子化檔案管理事務,提升本單位特殊載體檔案的管理能力。
課程時間:2天,6小時/天
課程對象:房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)涉及業(yè)務檔案管理的人員。
課程方式:1.主題講授;2.案例研討;3.視頻欣賞;4.分組演練

課程大綱:
前言:
案例:2016年一起北京市擅自銷毀工程建設審批檔案的違法案件啟示
第一講:庫里乾坤大——檔案管理的基礎知識
一、關于檔案管理
1.檔案的起源與沿革:
1)中國甲骨文與古代埃及的石碑
2)什么是檔案,什么是企業(yè)檔案?
a定義:指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟核算及科學研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。
b屬性分解:當時性、親自性、真實性、記錄性
2.檔案管理
1)定義:檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。
2)檔案管理六大工作內(nèi)容:
a收集
b整理
c鑒定
d保管
e統(tǒng)計
f利用
現(xiàn)場問答:您在自己的檔案管理工作中,6大工作哪一項最難?

二、詳解《檔案分類規(guī)范》
1.法律運用
1)《工業(yè)企業(yè)檔案分類實行規(guī)則》(國檔發(fā)【1991】20號)
2)《企業(yè)檔案規(guī)則規(guī)范》(DA/T42-2009)分類
3)十大一級類目
案例:圖表詳解
研討:請談一談檔案與文件的區(qū)別?
研討:合同檔案要不要單獨成一大類?
4)檔號與檔號編制原則
a檔號與檔案類別號、文件編號的區(qū)別
b檔號編制的原則
案例:對全宗號的理解
2.解讀四種通用檔案
1)文件類檔案
2)會計檔案
a會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證、其他會計憑證;
b會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。
c財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
3)員工檔案
4)特殊載體檔案
案例研討:您單位的聲像檔案有哪些?實物檔案有哪些?
案例研討:哪幾類是企業(yè)的業(yè)務檔案?

第二講:卷中日月長——房地產(chǎn)企業(yè)業(yè)務檔案管理實務運用
一、把握檔案管理六原則:全面、職能、特點、聯(lián)系、方便、協(xié)調(diào)
1.以全部檔案為對象
2.依據(jù)企業(yè)管理職能
3.結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點
4.保持檔案材料的內(nèi)部有機聯(lián)系
5.方便管理與利用
6.協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動

二、做好檔案管理六環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用
1.收集:檔案管理工作的實際起點
案例討論:公司項目多部門多,如何才能確保資料收集完整及時?
兩種形式:
一是對內(nèi)收集。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料;
二是對外收集。即企業(yè)根據(jù)國家有關政策和規(guī)定,對外單位保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。
1)收集工作流程:符合前四步驟并完成最后一步驟
是否崗位發(fā)文——是否崗位辦理——是否崗位接收——是否不可或缺——是否完全不需要——是否部門核心數(shù)據(jù)
2)企業(yè)基礎數(shù)據(jù)清理總匯表(現(xiàn)場制作:分組按照范表討論并做出本單位匯總表)
2.整理
1)區(qū)分全宗
2)分類方案制定
3)類別號設定
4)檔案排列
5)檔號編制
6)互見號填寫
7)檔案編目
8)建立全宗卷
案例分析:文件檔案的整理要點——人有責,時時有活兒,件件登記,年年整理.
現(xiàn)場練習:按照《企業(yè)檔案管理規(guī)范》DA/T 42 – 2009企業(yè)檔案一級類目和二級類目的劃分制作本單位的兩級目錄

3.鑒定
1)按鑒定時段包括:歸檔鑒定 到期鑒定
2)按鑒定內(nèi)容包括:價值鑒定 質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定
價值應堅持以下幾個標準:是否具有法律依據(jù)性,是否屬于公司大事,是否具有通用性或示范性,是否屬于專利。
3)企業(yè)檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作:
a區(qū)分檔案與非檔案。
b區(qū)分“*”與“非*”:是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀
c區(qū)分重要檔案和一般檔案:如何界定重要一般?
d區(qū)分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。
e區(qū)分歸檔后會有動態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。
f區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質(zhì)檔案
4.保管
1)檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案備份要求;
2)檔案修護要求;
3)庫房管理要求——“以防為主,防治結(jié)合”,確保檔案安全
4)排放與庫位管理:大流水排放、分類排放、流水與分類排放

5.統(tǒng)計
1)及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表;
2)建立檔案工作統(tǒng)計臺賬;
a檔案館(室)藏情況
b年度入出庫情況
c檔案利用情況
d檔案專兼職人員情況
e檔案設施、設備情況
f檔案銷毀情況
3)保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性 ——進行統(tǒng)計分析研究
6.利用:檔案管理的*目的
1)加強檢索系統(tǒng)的建設;
a分為手工檢索系統(tǒng)和計算機檢索系統(tǒng)
b檢索信息要覆蓋全部館(室)藏
c檢索功能要匹配合理
2)設定利用者權限;
3)進行利用登記;
4)采取多種方式;
5)編制各種實用匯編;
6)編寫初加工的專題材料;
7)編寫深加工的研究材料;
8)舉辦檔案陳列或展覽。

三、房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理制度編制
1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案管控模式
1)檔案管理體系文件
2)檔案管理制度內(nèi)容
案例:萬科集團檔案管理辦法
2.房地產(chǎn)企業(yè)的集團管控模式應對
1)異地公司檔案進行管控
2)集團管控模式下,集團對異地公司檔案管控
四、房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)檔案管理
1.房地產(chǎn)企業(yè)合同與招采檔案管理
1)房地產(chǎn)企業(yè)的合同類別
2)合同管理流程
3)合同檔案檔號與合同編號
4)合同檔案整理
5)招標采購方式解讀
a公開招標與邀請招標
b非招方式的采購
6)招標采購檔案整理
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)項目開發(fā)類合同分類

2.房地產(chǎn)企業(yè)的設計資料管理
1)工程項目設計流程
2)房地產(chǎn)工程設計資料
3)工程項目設計資料管理
研討:設計變更如何管理?
4)房地產(chǎn)工程項目設計檔案管理
研討:設計任務書和審圖記錄要不要歸檔
3.房地產(chǎn)企業(yè)工程結(jié)算檔案管理
1)工程結(jié)算資料分類
2)工程結(jié)算資料有效性管理
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)工程竣工結(jié)算資料有效性管理作業(yè)指引
3)工程結(jié)算檔案檔號
4)工程結(jié)算檔案整理
4.房地產(chǎn)企業(yè)營銷與客服檔案管理
1)營銷與客服檔案分類
2)營銷推廣類檔案整理
3)銷售類檔案整理
4)客戶信息檔案整理
5)客戶服務檔案整理
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)客戶服務檔案管理辦法

5.房地產(chǎn)企業(yè)工程項目部資料管理
1)工程項目資料管理常見問題
2)工程項目資料管理風險點及風險控制措施
案例:房地產(chǎn)企業(yè)工程項目部資料管理“亂象”
3)房地產(chǎn)企業(yè)工程項目部資料分類
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)工程項目部資料清單
4)房地產(chǎn)企業(yè)工程項目部資料管理重點工作
案例:某項目工程會議紀要
案例:某項目工程例會督辦表
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)項目文件編號規(guī)則
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)項目文檔管理制度
5)工程項目部對施工單位、監(jiān)理單位資料管控
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)與施工單位、監(jiān)理單位簽訂的“工程檔案管理協(xié)議”
6)房地產(chǎn)企業(yè)對項目部文檔資料管理檢查
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)項目部文檔管理檢查報告

6.房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案如何歸檔整理
1)新版《建設工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328-2014)簡介
2)地方城建檔案館對工程檔案的歸檔要求
3)新版《建設工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328-2014)條文講解
4)歸檔文件范圍
5)歸檔文件質(zhì)量要求
6)工程文件立卷
7)工程文件歸檔
8)工程檔案驗收與移交
案例:房地產(chǎn)工程竣工檔案組卷整理法

五、房地產(chǎn)企業(yè)實務檔案管理:
1.房地產(chǎn)企業(yè)證照管理
1)房地產(chǎn)企業(yè)證照分類
2)房地產(chǎn)企業(yè)證照管理
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)證照管理制度
2.房地產(chǎn)企業(yè)印鑒管理
1)房地產(chǎn)企業(yè)印鑒分類
2)房地產(chǎn)企業(yè)印鑒管理
案例:某房地產(chǎn)企業(yè)印鑒管理制度

六、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理信息化建設
1.電子檔案基礎知識
1)電子檔案是具有保存價值的歸檔電子文件和相應元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。        ——《企業(yè)檔案工作規(guī)范》
2)電子檔案的類型:圖像、音頻、視頻、網(wǎng)頁。
2.檔案管理的信息化
1)檔案信息化的目標與原則
2)電子文件的歸檔
3)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化
4)電子檔案的保管
5)檔案網(wǎng)絡化服務
6)檔案管理系統(tǒng)軟件

七、房地產(chǎn)檔案管理人員
1.職業(yè)素養(yǎng)
1)政策貫徹及法律運用
2)日常工作
a負責對各類檔案的接收,分類,編目,編制,檢索工具進行科學的系統(tǒng)管理。
b做好“八防”工作,定期檢查舊檔案,確保檔案材料安全。
3)素質(zhì)提升
a積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作,不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。
b樹立和加強保密觀念,做好文件,資料,檔案的保密,保管工作。
2.管理技巧
1)實施“以我為主”的立卷歸檔原則
2)提高紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量
3)加強對聲像資料的保護
4)“互聯(lián)網(wǎng)+”的運用
結(jié)束:總結(jié)與互動
1.您的收獲;
2.您的困惑。
3.今后怎樣投入檔案管理?

業(yè)務檔案管理實務培訓


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    參加課程:庫里乾坤大,卷中日月長——房地產(chǎn)企業(yè)業(yè)務檔案管理實務培訓

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