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提升行政助理技能課程

第一部分   秘書角色認(rèn)知
一、秘書的職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1、準(zhǔn)確自我定位
高級秘書與初級、中級秘書工作內(nèi)容有什么不同
視頻：為什么不提拔我？
現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”
秘書與助理區(qū)別
2、如何提升秘書人員的素質(zhì)
優(yōu)秀與一般的差異修煉良好心態(tài)
案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種人認(rèn)為：秘書就是個“萬金油”角色；
第二種人認(rèn)為吃年輕飯，混日子；
第三種人是有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星級的秘書/助理從優(yōu)秀到卓越
案例：老板眼中的五星級秘書/助理

二、秘書職場禮儀規(guī)范
1、塑造良好的個人職場形象你的形象直接影響公司形象
職業(yè)形象六要素
“拒絕”著裝敗筆著裝誤區(qū)
恰當(dāng)?shù)闹w語言讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
案例：你的老大用你做秘書，她的品位也不過如此了
2、基本職場禮儀
辦公室禮儀
待禮儀形體儀態(tài)的訓(xùn)練
站姿—體態(tài)美的起點
坐姿—高雅儀態(tài)的展示
走姿—動態(tài)美的展示
表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容
接待禮儀
有約接待
無約接待
電話禮儀與應(yīng)對技巧
現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

三、辦公場所5S管理
5S的概念
推行5S的重要性
如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧
職業(yè)形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領(lǐng)導(dǎo)的品味。責(zé)任重大
從改變自己開始吧！
案例：為什么有需求，見了你后需求就沒有了

第二部分   工作技能篇
一、高級秘書的時間管理及工作統(tǒng)籌要求
1、時間管理的誤區(qū)
2、時間統(tǒng)籌的5種方法
現(xiàn)場演示：整理你平時工作中1天的時間，臨時工作所在你一天工作中的比例多數(shù)？
盤點你的工作效率。
3、練習(xí)2：整理一個秘書的工作日程
時間管理小竅門
辦公室事務(wù)處理技巧
上級的時間管理與安排
上司出差日程管理與工作計劃
案例：如何管理上司的時間幫領(lǐng)導(dǎo)做計劃的技巧
小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的時間，讓自己活出精彩？
案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路
做正確的事，不僅是把事做對
大家認(rèn)為是否能在3年時間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗？其實是可能的，老師親身經(jīng)歷和大家分享時間管理的秘訣

二、會務(wù)組織與管理
成功組織會議的技巧
組織階段的工作：
會前準(zhǔn)備
會中協(xié)助
會后整理
會議座次安排的學(xué)問
練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會
案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？

三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
信息工作的六個基本要求和三個訣竅
收集信息工作的三個訣竅
2、文檔管理
文檔分類及儲存的工作規(guī)范
文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
案例：李秘書的返工引起的深思

四、高級秘書公文寫作技巧與處理實務(wù)
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文寫作的方法
寫作原則
寫作特點
3、常用行政公文寫作規(guī)范及訓(xùn)練
通用公文：
通知
請示
批復(fù)
事務(wù)公文：
工作計劃
工作總結(jié)
會議紀(jì)要
現(xiàn)場模擬：會議記錄及紀(jì)要訓(xùn)練
現(xiàn)場研討：領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆（關(guān)于……請示報告），您如何處理來？

第三部分   統(tǒng)籌管理篇
一、高級秘書人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
游戲?qū)耄和ㄟ^“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話
怎樣反問：了解對方的需求
如何肯定：肯定對方微笑、點頭、是是是
表明立場：拒絕的藝術(shù)
提出解決方案：提出2-3個解決方案
案例：如果是你該怎么說？
為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價
2、有效溝通過程及環(huán)節(jié)
信息發(fā)送、接收、反饋溝通漏斗
有效發(fā)送的技巧
現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3、認(rèn)識你的溝通對象
與上級溝通的原則
與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
跨部門的溝通技巧
與客戶溝通
游戲：究竟是誰的錯？
研討九型人格學(xué)問教您認(rèn)識自己和他人的工具
只有“懂領(lǐng)導(dǎo)”才能幫領(lǐng)導(dǎo)

二、高級秘書人員辦公室事務(wù)管理
1、了解企業(yè)行政管理內(nèi)容：
后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
案例：如何應(yīng)對車輛管理的“漏洞”？
辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復(fù)印機、電腦）
員工安全和保密工作

三、事物性項目性工作的組織管理
事務(wù)工作有哪些
學(xué)會列事務(wù)清單
用項目計劃管理工作
現(xiàn)場演示行政事務(wù)工作：1、搬家后員工提出不滿，如何解決？
2、如何合理安排分布辦公室？
3、如何為上司整理辦公室？

四、秘書的自我情緒控制與壓力管理
現(xiàn)場測評你的壓力等級
1、培養(yǎng)快樂的心理
2、戰(zhàn)勝你的弱點
3、如何有效控制情緒的技巧
4、如何進行壓力管理的方法

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