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行政秘書實(shí)務(wù)操作

【課程背景】
對(duì)高級(jí)助理和秘書來(lái)說(shuō)，沒(méi)有受到專業(yè)系統(tǒng)訓(xùn)練，將無(wú)法從戰(zhàn)略性全方位角度認(rèn)知秘書與助理的工作；在所從事的工作中感覺(jué)缺乏理論支持；工作中總是被動(dòng)行事，不能主動(dòng)掌握工作節(jié)奏；想為領(lǐng)導(dǎo)作的更多、更好卻沒(méi)有好的方法、思路；想更好的執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的政策，卻總是得不到支持；想給公司節(jié)省費(fèi)用，但卻不知從何處下手，想更好地處理好公共關(guān)系（政府公關(guān)），卻總是不得要領(lǐng)----諸如以上的問(wèn)題，都是每個(gè)助理秘書工作人員所面對(duì)與困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，成了我們必須面對(duì)與解決的課題。
【課程目標(biāo)】
－清晰了解文秘、行政助理的角色認(rèn)知，認(rèn)知自己的實(shí)力布局
－了解并幫助塑造作為一個(gè)專業(yè)化的行政助理、秘書所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)禮儀
－提升作為專業(yè)助理級(jí)行政人員的客戶接待能力
－提高行政助理及文職人員的時(shí)間管理能力，最終提升工作效率及工作質(zhì)量。
－了解高效會(huì)議管理的技巧，并通過(guò)練習(xí)成為卓越會(huì)議記錄、會(huì)議主持人的角色。
－成為上司的得力助手，使之溝通及協(xié)調(diào)等工作更加專業(yè)化。
－熟悉辦公事務(wù)的處理技巧：通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)，現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)評(píng)，情景演練
【培訓(xùn)對(duì)象】
各級(jí)助理和秘書：總裁（總經(jīng)理）秘書、部門秘書、辦公室主任、行政部經(jīng)理（助理、主管、文職人員等)

【課程框架】
第一部分 企業(yè)行政文秘職業(yè)素養(yǎng)及角色認(rèn)知
一、行政人員工作定義與定位分析；
二、企業(yè)文秘職業(yè)的價(jià)值潛能
三、文秘人員的職責(zé)與主要工作內(nèi)容；
四、行政文秘職業(yè)技能的核心要求
五、了解自己，準(zhǔn)確定位

第二章：得體的行政文秘職業(yè)形象修煉
一、形象設(shè)計(jì)技巧：
（一）要有一個(gè)統(tǒng)一的風(fēng)格
（二）個(gè)人形象設(shè)計(jì)與職業(yè)整體形象協(xié)調(diào)
（三）個(gè)人形象設(shè)計(jì)與個(gè)人風(fēng)格協(xié)調(diào)
（四）個(gè)人形象因客戶不同而做微調(diào)
二、儀容修飾技巧
（一）用五感原則打造個(gè)人形象
（二）女性化淡妝，力求狀成有卻無(wú)
三、服飾裝扮技巧
（一）穿著的*原則
（二）服飾禮儀：佛靠金裝，人靠衣裝
（三）裝扮禮儀：三分長(zhǎng)相，七分打扮
（四）制服、首飾、領(lǐng)帶、鞋襪等配帶要求
四、“舉手投足顯本色”的優(yōu)雅儀態(tài)禮儀
（一）眼神的交流
（二）表情的渲染
（三）站姿的傳遞
（四）走姿的象征
（五）手勢(shì)的含義
（六）蹲姿的優(yōu)雅
五、商務(wù)接待禮儀修煉
（一）正確稱謂
（二）問(wèn)候寒暄
（三）名片禮儀
（四）握手禮儀
（五）介紹禮儀
（六）禮儀距離的把握
（七）奉茶禮儀
（八）引領(lǐng)服務(wù)禮儀
（九) 座次禮儀
（十）送別禮儀
（十一）乘車禮儀
（十二）邀約禮儀
（十三）通訊禮儀
1、電話
2、郵件
3、微信
（十四）會(huì)議禮儀
1、用無(wú)感原則布置會(huì)場(chǎng)
2、會(huì)議組織的注意事項(xiàng)
六、辦公室環(huán)境禮儀管理
（一）個(gè)人辦公環(huán)境
1、個(gè)人辦公環(huán)境的影響
2、解讀人的大腦與辦公環(huán)境的關(guān)系
3、辦公室環(huán)境5S管理
（1）郵件管理
（2）文件資料管理
（3）庫(kù)存管理
（4）報(bào)銷流程管理
（二）公共辦公環(huán)境
1、辦公環(huán)境風(fēng)水認(rèn)識(shí)
2、辦公公共區(qū)域的布置原則

第三章 高效溝通與情商訓(xùn)練
一、什么才是真正的溝通？
二、溝通中我們常忽略的事——喬哈里視窗的秘密
三、高效溝通四步曲
（一）第一步：望——會(huì)用心預(yù)測(cè)需求
1、如何提升察言觀色的技巧
2、如何使用自己在溝通中的微表情
3、如何快速確認(rèn)受眾類型及溝通方式
（二）第二步：聞——如何讓對(duì)方感受到尊重
1、聆聽的技巧——聽出動(dòng)機(jī)，聽出尊重
2、如何巧妙的贊美對(duì)方
3、如何巧妙的使用贊美中的二級(jí)反饋拉強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作
4、避免溝通誤會(huì)的——確認(rèn)與反確認(rèn)
（三）第三步：?jiǎn)?mdash;—如何正確挖掘需求
1、什么樣的問(wèn)題才能產(chǎn)生積極導(dǎo)向
2、問(wèn)題的種類
3、如何用問(wèn)挖掘?qū)Ψ叫枨笞寣?duì)方感覺(jué)尊重
4、什么樣的問(wèn)能控制談話的節(jié)奏
（四）第四步：說(shuō)——如何與客戶建立親和力
1、談話中迎合與引導(dǎo)的技巧
2、如何用共贏心態(tài)處理部門與同事間的障礙？
3、如何巧妙說(shuō)服對(duì)方？
4、提升溝通表達(dá)說(shuō)服力的語(yǔ)言文字組織方法
5、語(yǔ)言禮儀規(guī)范分類與應(yīng)用
迎候語(yǔ)
稱謂語(yǔ)
交流語(yǔ)
贊美語(yǔ)
道歉語(yǔ)
拒絕語(yǔ)
結(jié)束語(yǔ)……
四、行政文秘職業(yè)需要的是情商高手
（1）調(diào)整心態(tài)、快樂(lè)工作 
（2）如何管理情緒與壓力
（3）如何巧妙應(yīng)對(duì)部門間的合作
（4）如何凝聚團(tuán)隊(duì)合作精神

第四章 引爆你的思維潛能，提升工作效率
一、當(dāng)今社會(huì)的核心競(jìng)爭(zhēng)力——思維
二、增強(qiáng)你戰(zhàn)斗力的法寶——記憶法
（一）聯(lián)想法、串聯(lián)法的應(yīng)用
（二）定樁法讓你過(guò)目不忘
三、記憶法如何與思維導(dǎo)圖做鏈接
四、提升工作效率的工具——思維導(dǎo)圖
（一）什么是思維導(dǎo)圖
（二）思維導(dǎo)圖的設(shè)計(jì)方法
（三）思維導(dǎo)圖在工作中的實(shí)操訓(xùn)練
1、演講訓(xùn)練
2、快速閱讀訓(xùn)練
3、目標(biāo)、時(shí)間、日程管理訓(xùn)練
4、分析解決問(wèn)題訓(xùn)練
5、做工作統(tǒng)籌訓(xùn)練
6、工作匯報(bào)訓(xùn)練
7、工作文稿撰寫訓(xùn)練
8、談話內(nèi)容設(shè)計(jì)訓(xùn)練
9、會(huì)議活動(dòng)管理訓(xùn)練
五、提升部門工作協(xié)調(diào)能力訓(xùn)練
（一）甘特圖
（二）甘特圖的實(shí)操訓(xùn)練

行政秘書實(shí)務(wù)操作