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文秘工作訓(xùn)練課程

一、課程對象：
總經(jīng)理助理、行政人員、文秘人員、后勤及其各個部門的辦公室人員。

二、課程背景：
在現(xiàn)代企業(yè)中，文秘工作已經(jīng)不在是以往的收收發(fā)發(fā)，跑跑腿的工作性質(zhì)?，F(xiàn)代企業(yè)更是需要能夠適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)管理的精英文秘。文秘工作是一個企業(yè)的紐帶和橋梁，連接著各個部門，使企業(yè)能夠順利運(yùn)轉(zhuǎn)?，F(xiàn)代文秘工作是一個極其復(fù)雜而又相當(dāng)專業(yè)細(xì)致的工作，要求文秘人員具有極高的素質(zhì)和水平。
培訓(xùn)內(nèi)容圍繞：介紹文秘實務(wù)工作的具體內(nèi)容；講解文秘實務(wù)工作的基本要求和基本規(guī)范；介紹文秘工作的基本實施程序和注意技巧；培養(yǎng)現(xiàn)代文秘具備的素質(zhì)和能力。
在培訓(xùn)中,我們主要是以實戰(zhàn)為主，通過模擬工作中的情形，分角色進(jìn)行實際的演練，在演練中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。通過講解規(guī)范的操作流程，使學(xué)員掌握規(guī)范的辦公流程。在具體的工作內(nèi)容中，教會學(xué)員分析問題、解決問題的能力，教會學(xué)員作為文秘應(yīng)該具備的素質(zhì)和禮儀，提高文秘人員的綜合素質(zhì)。

三、課程特點(diǎn)：
先進(jìn)的實踐教學(xué)，從實際出發(fā)，以學(xué)員的工作實踐為出發(fā)點(diǎn)。
結(jié)合企業(yè)的實際工作，具有更強(qiáng)的針對性。
在培訓(xùn)中，加入學(xué)員的討論，讓學(xué)員能夠?qū)W會自己分析問題。
以情景模擬為主，再現(xiàn)工作場景，體會工作中出現(xiàn)的問題。
講課沉穩(wěn)、風(fēng)趣生動、以實用為主，同時插入經(jīng)典示范案例講解，不失幽默。

四、學(xué)員收益：
本項目通過兩天的培訓(xùn)，使學(xué)員能夠盡快掌握企事業(yè)單位及公司內(nèi)辦公流程，制訂各項規(guī)章制度并按制定的規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，配合各級領(lǐng)導(dǎo)做好本職工作并積極協(xié)調(diào)和溝通各部門之間的關(guān)系，增進(jìn)工作效率，適應(yīng)企業(yè)單位的崗位需求，并獲得一下經(jīng)驗及其收獲
1.了解各部門辦公室相關(guān)辦事流程及各種規(guī)章制度，并有針對的修改不健全的規(guī)章制度
2.通過培訓(xùn)，使學(xué)員掌握作為一個合格的文秘應(yīng)該具備的素質(zhì)。
3.通過培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)員提高對文秘工作的重要性的認(rèn)識。
4.通過培訓(xùn)，使學(xué)員提高溝通協(xié)調(diào)能力。
5.提高文秘人員的寫作水平。
6.加強(qiáng)文秘人員的會議管理能力。
7.通過分析案例，使學(xué)員在培訓(xùn)中有親身的感受。
8.模擬工作情形，再現(xiàn)工作場面，加強(qiáng)學(xué)員的感悟能力。
9.教學(xué)中現(xiàn)場互動，及時發(fā)現(xiàn)及時處理在工作中出現(xiàn)的各種疑難問題。

五、培訓(xùn)目標(biāo)：
★  培養(yǎng)文秘人員的專業(yè)知識，提高文秘人員的綜合素質(zhì)。
★  提高企業(yè)工作效率，提高企業(yè)管理水平。
★  提升企業(yè)形象，弘揚(yáng)企業(yè)文化。
★  讓學(xué)員獲得非常寶貴的實戰(zhàn)經(jīng)驗。
★  學(xué)會化解矛盾沖突的方法。
★  具有較強(qiáng)的溝通能力。
★  學(xué)會分析問題、解決問題的方法。
★  提高自己的思維能力。
★  通過分析案例，學(xué)會分析工作中出現(xiàn)的具體問題。

六、課程大綱：
第一部分  辦公室工作人員應(yīng)該具備的綜合素質(zhì)
第一章  禮儀規(guī)范
一、著裝的原則和規(guī)范。
二、男士的著裝禮儀。
三、女士的著裝禮儀。
第二章文秘的舉止行為規(guī)范
一、姿態(tài)的規(guī)范
二、手勢的運(yùn)用
三、表情語
第三章 文秘的語言溝通能力
一、語言談吐的藝術(shù)
二、溝通的注意事項
1溝通的原則
2溝通的技巧
  傾聽
  微笑
  眼神的交流
  抓住對方說話的重點(diǎn)
  正確的表達(dá)自己的意思
3控制情緒
  正確的通過情緒表達(dá)意思
  控制情緒的重要意義

第二部分 辦公室事務(wù)管理工作
第一章 辦公環(huán)境的維護(hù)和管理
一、辦公室環(huán)境的構(gòu)成
二、辦公環(huán)境的維護(hù)和管理
三、辦公環(huán)境的基本要求和安全檢查
第二章 辦公室電話工作
一、樹立良好的電話形象
二、常用的電話禮儀
三、接打電話工作過程描述
第三章 接待工作
一、接待工作原則
二、接待工作過程描述
第四章 辦公程序管理與時間管理
一、辦公程序管理
二、時間管理
第五章 辦公用品的管理
一、常用辦公用品
二、辦公用品的訂購
三、辦公用品的存儲管理
四、辦公用品的發(fā)放
五、辦公資源的調(diào)配
六、辦公用品節(jié)約使用的措施
第六章 值班工作
一、值班工作的主要內(nèi)容
二、值班工作的要求
三、值班工作的過程描述
第七章 印信管理
一、印章的管理
二、介紹信的管理
第八章 郵件信函的處理
一、郵件的簽收
二、郵件的分送傳閱
三、郵件的寄發(fā)
第九章 處理突發(fā)事件
一、突發(fā)事件的種類
二、突發(fā)事件的處理原則
三、突發(fā)事件的預(yù)防措施
四、突發(fā)事件的應(yīng)對措施
五、突發(fā)事件處理的工作流程

第三部分 會議管理
第一章 會議工作概述
一、會議的內(nèi)涵
二、會議的原則
三、會議的類型
第二章  會議準(zhǔn)備工作
一、會議策劃方案
二、會議籌備方案
三、會議時間的安排
四、會議地點(diǎn)的確定
五、會議文件資料的準(zhǔn)備
六、會場的布置
七、會議所需物品與設(shè)備的準(zhǔn)備
八、會議食宿與交通娛樂的安排
九、會議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算
十、會議突發(fā)事件的處理
十一、遠(yuǎn)程視頻會議的組織
第三章 會中管理工作
一、會前檢查
二、組織簽到和登記
三、會議記錄工作
四、會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作
五、會議信息與通訊工作
六、會議協(xié)調(diào)配合工作
第四章 會后組織與服務(wù)
一、會議返程工作
二、會議經(jīng)費(fèi)收款與結(jié)算
三、會議材料的整理
四、會議工作的總結(jié)
五、會議效果的評估工作
六、會議決議的催辦和反饋

第四部分  公文寫作
一、通知的寫作
1.通知適用的范圍和具體的要求
2.通知的具體類型。
3.通知的行文方向。
4.通知每一種類型的寫作要求
5.在通知寫作中要注意的地方。
6.在工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析。
二、報告的寫作
1.注意報告的行文方向。
2.在報告中要注意寫作的語氣。
3.在報告的具體內(nèi)容中要注意敘述的主要內(nèi)容。
4.在報告中注意一定要有自己的主要觀點(diǎn)。
5.學(xué)會分析報告中出現(xiàn)的問題。
三、請示的寫作
1、請示應(yīng)用的范圍。
2、請示和報告的區(qū)別。
3、請示的行文方向。
4、請示的正文中注意的要素。
5、注意請示時的語氣。
6、注意請示中語言的要求。
7、實際操作：比較請示和報告的區(qū)別。
四、會議紀(jì)要的寫作
1、會議紀(jì)要在什么情況下使用。
2、會議紀(jì)要以什么為基礎(chǔ)？
3、會議紀(jì)要的使用要求？
4、會議紀(jì)要的獨(dú)特格式。
5、會議紀(jì)要的寫作要求。
6、會議紀(jì)要不能加蓋機(jī)關(guān)印章。
7、具體案例分析，總結(jié)經(jīng)驗。
五、計劃的寫作
1、理解計劃的作用。
2、計劃的類型，不同的類型適合的時間。
3、計劃之前要學(xué)會正確分析實際情況。
4、正確確定工作的目標(biāo)。
5、制定的措施步驟要切實可行。
6、計劃綱要要分項分點(diǎn)進(jìn)行，把形勢、目標(biāo)、任務(wù)、對象、重點(diǎn)、對策、措施、實施步驟、執(zhí)行要求說的清楚。
7、案例分析。
六、總結(jié)的寫作要求
1、總結(jié)和計劃是相對的。
2、總結(jié)的特點(diǎn)和作用。
3、在總結(jié)之前，回顧情況要實事求是。
4、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)要著眼于未來。要把重點(diǎn)放在對未來工作有指導(dǎo)或者借鑒意義的那些方面。
5、寫總結(jié)的方法。
6、案例分析。
七、講話稿的寫作
1、確定講話稿的適用的場合。
2、理解講話稿的特點(diǎn)。
3、講話稿的寫作技巧。
4、如何防止講話稿空洞無物。
5、如何防止講話稿跑題。
6、案例分析。

第五部分  檔案管理
第一章   平時收文管理
1.平時文件收集整理的范圍及其原則。
2.平時文件收集整理的具體流程。
第二章    整理歸檔
1.整理歸檔的原則、要求、重要性。
2.歸檔文件的整理單位---件，如何判斷一件文件。
3.裝訂文件的要求：順序、折疊方式、方向、質(zhì)量要求。
4.分類的方法：年度分類法、保管期限分類法、機(jī)構(gòu)問題分類法。
5排列的原則：從最小的項目排列，按照時間+事件的順序。
6.編號的要求及其填寫方式。
7.編目的格式要求。
8.裝盒的原則和要求。
 第三章 檔案的保管
1.檔案管理工作的內(nèi)容、任務(wù)與要求。
2  檔案管理制度的建立
3  檔案查閱借閱的要求以及履行的相關(guān)手續(xù)。
4.檔案的保密制度

文秘工作訓(xùn)練課程