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高效的會議管理技巧課程

【課程背景】
您是否每天包裹于無數(shù)會議之中，常常分身乏術(shù)？
您的公司是否因為會議效率低下還在錯失良機(jī)？
面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法？
本課程將帶領(lǐng)您快速掌握會議管理技巧，這些技巧將是您開啟高效會議的金鑰匙！把握時機(jī)，共同進(jìn)步，相信您必然會收獲累累碩果！

【課程目標(biāo)】
-了解會議的目的、種類和體系 
-了解會議效率不高的原因及對策 
-掌握有效為會議做準(zhǔn)備的要領(lǐng) 
-學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧
-掌握會議主持人、記錄人和參會人的會議管理技巧 

【課程對象】
企業(yè)內(nèi)部組織、策劃、主持和參與會議的各級管理者

【課程內(nèi)容】 
第一部分    會議的了解與認(rèn)知
-什么是會議？
-會議的溝通模式
-會議的重要意義
-會議的真正作用
-不得不開會的真正原因
-會議的6大功能
-會議的5大類別
-會議的3大結(jié)構(gòu)
-常見會議的頻率 
-會議的規(guī)模控制
-會議的流程
-會議的成本
-會議的波紋效應(yīng)
-會議的影響因素

第二部分    如何準(zhǔn)備會議？
一、明確會議政策
-取代會議的其他解決辦法
-明確會議的管理機(jī)制和機(jī)構(gòu)
-讓參與者了解會議的目的性
-挑選合適的與會人員
-進(jìn)行恰當(dāng)?shù)臅r間和地點(diǎn)安排
-讓會議議題緊湊到位
-實(shí)行合會與分會
-不要怕會議被取消 
二、安排會議程序 
-如何確立會議的主題與目標(biāo)？
-常見的3種會議形式 
-如何確立會議議程的順序？/  議題、議程和日程的區(qū)別
-如何甄選合適的與會人員？/ 會議中的幾種角色
-影響會議安排的時間因素？/ 理想的會議時機(jī)
-影響會議安排的地點(diǎn)因素？/ 各種會議的座次安排
-會議形成的可能結(jié)論
-常見的會議文字資料及格式
-會議和會務(wù)工作的分配與落實(shí) 
三、形成會議文化 
-資源的準(zhǔn)備 
-管理的過程 
-生產(chǎn)的產(chǎn)品 
-團(tuán)隊的載體 
四、重在場外功夫 
-溝通 
-協(xié)調(diào) 
-精心 

第三部分    如何主持會議？
一、主持人的職責(zé)與作用
-當(dāng)然的主持人是哪些人？
-主持人的角色
-主持人的作用
-主持人的職責(zé)
-主持會議的原則
-對主持人的要求
二、主持會議的技巧
如何開場？
-背景
-目的
-議程
-期待
-規(guī)則
三、如何擴(kuò)展？
-圖文并茂
-腦力激蕩
-團(tuán)隊技能
四、如何回收？
-多重選擇
-壓力排序
-N/3技巧
-+/   符號 
五、如何達(dá)成結(jié)論? 
-識別和挖掘異議
-找出異議的原因
-建設(shè)性反對
六、如何總結(jié)會議? 
-過程回顧 
-形成決議 
-激勵執(zhí)行 
-評估目標(biāo) 
-懸念事項
七、如何結(jié)束會議? 
-會議完成了什么內(nèi)容？ 
-它同會議目標(biāo)的關(guān)系？ 
-下一步怎么做？ 
-是否需要下一次會議？
八、會議的追蹤與評估
-什么事?
-什么時候完成?
-什么人負(fù)責(zé)?
-什么時候報告?
九、會議的事后跟進(jìn)
-主持人的事后跟進(jìn) 
-參會者的事后跟進(jìn) 
十、會議的持續(xù)改進(jìn)
-嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律
-有效履行角色 
-充分醞釀議程 
-持續(xù)優(yōu)化循環(huán)
十一、主持人的能力要求
-傾聽的技巧
-提問的技巧
-觀察的技巧
-反饋的技巧

第四部分    如何記錄會議？
一、會議記錄者的作用 
-僅次于主持人
-記錄及維持議程所設(shè)計的順序 
-協(xié)助主持人總結(jié)與歸納
二、會議記錄者應(yīng)具備的能力 
-反應(yīng)快
-寫字快
-知識面廣
-記憶力強(qiáng) 
-組織能力強(qiáng)
-傾聽能力強(qiáng)
-總結(jié)能力強(qiáng)
三、對會議記錄的10大建議
-重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音
-定期召開的會議不用錄音
-多數(shù)會議指定記錄者
-記錄者的筆記流暢不失真
-會議記錄者的責(zé)任更全面 
-會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確
-會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容
-會議記錄應(yīng)有組織的整理
-與主持人共同修正錯誤部分
-將會議記錄發(fā)送給與會者 

第五部分    如何參與會議？
一、參會者的職責(zé) 
-決定是否出席 
-準(zhǔn)備 
-準(zhǔn)時與會 
-就疑點(diǎn)或模糊問題征詢解釋 
-給出信息時力求*切題 
-傾聽 
-支持他人 
-確保公平參與 
-反對要有根據(jù) 
-以能提高團(tuán)隊績效的方式行事 
二、參會者的技能 
-學(xué)會聆聽 
-發(fā)言須知 
-陳述技巧 
三、參會者的禮儀 
-開會之前針對主題，先整理出自己的見解
-對出席者一視同仁，不分上下
-不受利害及感情牽動
-對事不對人，勿因?qū)θ说南矏憾钜夤?br /> -服從眾人決議
-遵守會議規(guī)定 
-不必太早到場 
-不打斷 
-出席者彼此相互尊重 
-不在會議中看會議以外的資料 
-慎用手機(jī) 
-發(fā)言要征詢主持人許可 
-不隨便離席走動或打電話

第六部分    會議中經(jīng)常出現(xiàn)的問題及解決對策
-人身攻擊
-離題萬里
-爭議不下
-抱怨
-上司發(fā)言太投入
-短話長說
-時間不足
-爭功諉過
-為反對而反對
-獨(dú)占發(fā)言
-消極的話

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