課程描述INTRODUCTION
· 高層管理者· 中層領(lǐng)導(dǎo)· 一線員工
日程安排SCHEDULE
課程大綱Syllabus
高效會議管理課程大綱
課程背景:
如果你是一個普通職員,你一生中用來開會的時間,保守地估計(jì)也有4000小時;如果你是一個中層管理者,每周可能有35%的時間用于參加和主持各種會議;如果你是一個高層管理者,則可能超過50%;從財(cái)務(wù)數(shù)字來講,大多數(shù)組織直接花在開會上的費(fèi)用占人事辦公費(fèi)用的7-15%。
會議作為企業(yè)內(nèi)部溝通與決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié),其效率與效果直接影響到企業(yè)的運(yùn)營效能與競爭力。然而,傳統(tǒng)會議模式往往面臨時間安排不合理、參與者準(zhǔn)備不足、會議過程缺乏互動、會后執(zhí)行跟進(jìn)不力等問題,導(dǎo)致會議成效大打折扣。隨著人工智能技術(shù)的飛速發(fā)展,AI為會議管理帶來了前所未有的革新機(jī)遇,通過智能化工具優(yōu)化會議流程、提升會議質(zhì)量、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作,成為現(xiàn)代企業(yè)管理的新趨勢。
因此,會議是企業(yè)管理中的重要工作內(nèi)容。會議的實(shí)質(zhì)是什么?會議與領(lǐng)導(dǎo)有什么密切關(guān)系?如何有效運(yùn)用會議管理達(dá)到事半功倍的預(yù)期目的?如何掌握開會的藝術(shù),成為會議高手?如何借助AI為會議管理帶來了革命性的改變,通過智能化工具優(yōu)化會議流程、提升會議質(zhì)量、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的高效利用?
本課程的會議管理與現(xiàn)場模擬將帶給你實(shí)際、實(shí)用、實(shí)戰(zhàn)的價值!同時開拓視野借助AI技術(shù)優(yōu)化會議管理,提升會議效率與成果,促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
課程收益:
●掌握會議策劃與籌備的關(guān)鍵步驟,確保會議目標(biāo)明確、議程合理
●學(xué)會運(yùn)用會議管理工具,如會議軟件、AI工具等,提高會議效率
●提升會議主持與引導(dǎo)技能,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)參與度,使會議決策更加民主高效
●掌握會議決策與執(zhí)行策略,確保決策得到有效執(zhí)行,提升執(zhí)行率
●掌握會議評估與反饋方法,持續(xù)優(yōu)化會議管理流程,提升會議質(zhì)量
●通過案例分析,學(xué)會5種應(yīng)對會議中突發(fā)狀況的策略
課程對象:企業(yè)各層級管理者、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、會議組織者、秘書或行政人員
課程大綱
第一講:會議管理定位:職場協(xié)作的“導(dǎo)航儀”
導(dǎo)入案例:根據(jù)一個會議需求案例回答以下問題
一、職場協(xié)同的“指揮棒”
1、 管理手段:承上啟下、監(jiān)督控制
2、 存在標(biāo)志:架構(gòu)、管理、分配
3、 溝通形式:傳達(dá)、協(xié)調(diào)、互助、求解
二、會議管理的“雷區(qū)”與“燈塔”
互通研討:長期以來我們都是怎么開會的?
情景案例:“開會比較煩”的小王
四大怪現(xiàn)象:參而不議,議而不決,決而不行,行而無果
1、 目的不清:為什么要開這個會
2、 準(zhǔn)備不足:臨時決定匆忙上陣
3、 領(lǐng)導(dǎo)不助:重要角色經(jīng)常缺席
4、 方法欠缺:主持不力經(jīng)常跑偏
5、 常見誤區(qū)剖析:從冗長到無效的會議
6、 高效原則指引:目標(biāo)、參與、執(zhí)行的三角支撐
三、識別會議的種類
1、 按時間分:晨會、夕會、周會、月度會、季度會、年度會
2、 按參會人分:外部會、內(nèi)部會、全員會、部門(小組)會
3、 按形式分:例行會、辦公會、臨時會
4、 按內(nèi)容分:布置會、動員會、匯報(bào)會、協(xié)調(diào)會、總結(jié)會、研討會、培訓(xùn)會
5、 按類型分:溝通型、管理型、決策型
小組討論:我們都有哪些會議?哪些會議要開?哪些會議可以不開?
第二講:會議策劃:打造精準(zhǔn)高效的“會議藍(lán)圖”
一、會議目標(biāo)的“SMART”羅盤
1、 SMART原則深入解析
2、 目標(biāo)設(shè)定的誤區(qū):如目標(biāo)過于寬泛、不可衡量等
3、 目標(biāo)與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略對接
實(shí)操練習(xí):分組進(jìn)行,每組根據(jù)給定的業(yè)務(wù)背景設(shè)定會議目標(biāo),并應(yīng)用SMART原則進(jìn)行修正和優(yōu)化。
二、議程設(shè)計(jì)的“藝術(shù)”
1、 會議流程設(shè)計(jì)原則:邏輯性、連貫性、高效性等
2、 “黃金分割”原則:高潮與低谷合理分布
3、 互動環(huán)節(jié)設(shè)計(jì):小組討論、角色扮演、問答環(huán)節(jié)等
案例分析:分析成功與失敗的會議流程設(shè)計(jì)案例
三、集結(jié)號令:確定會議參與人員
1、 參會者選擇標(biāo)準(zhǔn):相關(guān)性、專業(yè)知識、決策權(quán)、影響力
2、 分配明確的角色與職責(zé),如主持人、記錄員、發(fā)言人等
3、 賦能參會者:如提供必要的信息、培訓(xùn)、支持、激發(fā)參會者參與度
實(shí)戰(zhàn)演練:進(jìn)行參會者選擇與賦能的實(shí)操練習(xí),通過角色扮演和反饋機(jī)制提升技能
第三講:會議過程管理:高效推進(jìn)的法寶
一、三個會議階段的管理
1、 會前準(zhǔn)備:5個關(guān)鍵準(zhǔn)備
工具:會議準(zhǔn)備的5W1H法
2、 會中控制:3個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)
3、 會后管理:3個關(guān)鍵落實(shí)
互動研討:高效會議紀(jì)要是什么樣子的?
二、成功會議的六步策略
1、 流程管理:會議可以程序化嗎?
1)研討會:頭腦風(fēng)暴法、團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)法
2)總結(jié)會:AAR復(fù)盤法、項(xiàng)目復(fù)盤畫布
3)創(chuàng)意會:群策群力、*屋法
2、 做開場白:主持人如何做開場?
視頻案例:國內(nèi)某企業(yè)高管的會議開場白
情景模擬:要組織部門季度總結(jié)會,如何開場?
3、 發(fā)言時間:如何分配發(fā)言時間?
4、 議事進(jìn)度:如何控制會議進(jìn)度?
兩種模式:語言方式、非語言方式
5、 決策方式:如何達(dá)成共同協(xié)議?
工具:彼德·*決策法
問題:如何把任務(wù)變成動作?
1)4種群體決策:權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識、無異議
2)4種團(tuán)隊(duì)決策法:通用原則、名義小組、頭腦風(fēng)暴、拇指規(guī)則
案例分析:工藝重組的討論會
會議決策工具:6頂思考帽
6、 結(jié)束會議:有頭有尾的什么樣?
工具:高效會議的7個凡是,7個必有
觀點(diǎn):開會+不落實(shí)=零,布置工作+不檢查=零
工具/演練:復(fù)盤:一個研發(fā)項(xiàng)目結(jié)束后,如何開一個有價值的項(xiàng)目總結(jié)會?
三、成功會議進(jìn)行技巧
1、 會議中的溝通技巧
2、 會議中的反饋技巧
3、 會議中傾聽的技巧
第四講:會議主持:成為引導(dǎo)討論的“魔術(shù)師”
一、如何成為優(yōu)秀的會議主持人
1、 把控好會議的三個階段
1)開始階段——銀瓶咋裂
2)進(jìn)行階段——擲地有聲
3)收尾階段——一錘定音
現(xiàn)場討論:不同類型會議的時間分配
2、 如何處理會議中的意外情況
1)與“cicada蟬”相遇
2)與“shark鯊魚”相遇
3)與“donkey驢”相遇
4)與“crab螃蟹(跑題者)”相遇
5)遭遇“rabbittracking兔子般追蹤”
情景模擬:三方協(xié)調(diào)會議如何開
二、討論引導(dǎo)的“魔法棒”
1、 提問的藝術(shù)
1)封閉式提問 2)開發(fā)式提問
3)引導(dǎo)式提問 4)聚焦式提問
現(xiàn)場練習(xí):設(shè)計(jì)會議中提問的問題
2、 關(guān)鍵的溝通技巧——認(rèn)真聆聽
1)準(zhǔn)確理解對方全部的信息
2)深度傾聽3R原則
3)非語言溝通
4)先尋求理解他人,再被他人理解
5)鼓勵對方表達(dá)自己想表達(dá)的內(nèi)容
小組討論:阻礙傾聽的行為有哪些
現(xiàn)場演練:我該如何傾聽比較好?
3、 克服潛在偏見的五個策略
策略1:注意初念
策略2:運(yùn)用邏輯
策略3:暫停一下
策略4:忽視偏見
策略5:異中求同
案例討論:他在會議中出現(xiàn)了什么問題?
三、參與度提升的“催化劑”
1、 促進(jìn)參與的聚焦式對話
1)聚焦式會話的起源
2)事實(shí)層面:讓學(xué)員覺察事實(shí),真實(shí)呈現(xiàn)
2)反應(yīng)層面:學(xué)員說出感受,表達(dá)觀點(diǎn)
3)詮釋層面:學(xué)員深刻反思,找到根源
4)決定層面:基于以上環(huán)節(jié)作出客觀的決定
5)聚焦式會話的流程設(shè)計(jì)
2、 團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)法
1)引導(dǎo)面對挑戰(zhàn) 2)創(chuàng)新頭腦風(fēng)暴 3)想法歸類組合
4)轉(zhuǎn)化動賓結(jié)構(gòu) 5)靶心圖找重點(diǎn)
現(xiàn)場練習(xí):應(yīng)用工具每組選一個課題進(jìn)行練習(xí)
第五講:決策與執(zhí)行:構(gòu)建會議成果的“落地橋”
一、決策制定的“智慧矩陣”
小組討論:為什么會議過程難做決策
1、 決策方法的選擇與應(yīng)用
1)決策樹工具(如Excel中的決策樹模板、專業(yè)決策樹軟件)
2)SWOT分析工具(用于評估內(nèi)外部因素)
3)項(xiàng)目管理軟件(如Trello、Asana,用于任務(wù)分配和跟蹤)
2、 公正與效率的雙重保障
3、 行動計(jì)劃的“施工圖”
4、 任務(wù)拆解與責(zé)任鎖定:WBS(工作分解結(jié)構(gòu))
二、執(zhí)行跟蹤的“儀表盤”
1、 進(jìn)度監(jiān)控與問題預(yù)警
2、 調(diào)整策略與應(yīng)對機(jī)制
3、 反饋機(jī)制的“雙向通道”
4、 反饋的收集、分析與響應(yīng)
5、 建立持續(xù)改進(jìn)的閉環(huán)
三、會議效果的“量化鏡”
1、 評估指標(biāo)體系的構(gòu)建
2、 直接成本
3、 間接成本
4、 會議效率
案例:會議成本計(jì)算公式
工具:會議成效自檢表
第六講:技術(shù)賦能:會議管理的“科技翅膀”
一、AI在會議管理中的角色與價值
小組討論:如何借助AI提升會議管理效率?
1、 AI在會議活動中的使用場景
1)助力會議策劃
2)生成會議相關(guān)材料
3)實(shí)時會議分析
4)會議實(shí)時記錄
5)語言翻譯和輔助功能
6)會議總結(jié)紀(jì)要
2、 AI在會議管理中的角色與價值
3、 AI重塑會議管理流程
二、AI在會議管理中提質(zhì)增效
1、 優(yōu)化會議流程與提升效率
1)會前準(zhǔn)備:會議流程設(shè)計(jì)、日程安排、資料準(zhǔn)備
2)會中管理:增強(qiáng)互動與決策效率
3)會后跟進(jìn):自動化任務(wù)分配與反饋收集
案例分析:成功應(yīng)用AI提升會議效率的實(shí)例
分組實(shí)操:使用AI工具進(jìn)行會議籌備模擬
分組實(shí)操:設(shè)計(jì)一次AI輔助的會議流程
2、 在會議中運(yùn)用AI如何助力高效決策
1)AI在會議決策中的角色與價值
2)利用AI進(jìn)行會議數(shù)據(jù)深度分析
3)決策建議生成:基于數(shù)據(jù)分析的決策支持模型
3、 展望未來:AI在會議管理中的新趨勢與機(jī)遇
高效會議管理課程大綱
轉(zhuǎn)載:http://santuchuan.cn/gkk_detail/315654.html
已開課時間Have start time
- 于濤(SZSY)