眾所周知，公司的根本目標是追求利潤*化。增加利潤的方法之一就是增加銷售額。假設(shè)某公司購進50000元的原材料，加工成本為50000元，若銷售利潤為10000元，需實現(xiàn)銷售額110000元。如果將銷售利潤提高到15000元而利潤率不變，那么銷售額就需實現(xiàn)165000元。這意味著公司的銷售能力必須提高50%，這是非常困難的。還有一種方法也可實現(xiàn)，假定加工成本不變，可以通過有效的采購管理使原材料只花費45000元，節(jié)余的5000元就直接轉(zhuǎn)化為利潤，從而在110000元的銷售額上把利潤提高到15000元。
上面的案例說明了良好的采購將直接增加公司利潤和價值，有利于公司在市場競爭中贏得優(yōu)勢。采購管理涉及內(nèi)容繁雜，本文主要從制定采購計劃、采購過程管理、采購成本分析、采購安全和保密等方面對采購管理加以探討。
制定采購計劃
1、制造、采購分析
一般而言，在采購之前首先要做制造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時采購等。
在制造、采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購而自行制造。
2、合同類型的選擇
當決定需要采購時，合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點，因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把*的實施風險放在賣方，同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的獎勵；賣方的目標是把風險降到*，同時使利潤*化。常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據(jù)具體情況進行選擇。一般來說，其適用情況如下：
成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。
成本加固定費用（CPFF）合同：適合于研發(fā)項目。
成本加獎勵費（CPIF）合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同。
固定價格加獎勵費用（FPI）合同：長期的高價值合同。
固定總價（FFP）合同：買方易于控制總成本，風險最??；賣方風險*而潛在利潤可能*，因而最常用。
3、采購計劃編制
根據(jù)制造、采購分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程進行管理。具體包括：合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價標準等。
根據(jù)項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。
采購過程管理
1、詢價（Solicitation）
詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價獲得供應(yīng)商的投標建議書。
2、供方選擇（SourceSelection）
這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：
合同談判：雙方澄清見解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”。
加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至*程度。這種方式也叫“綜合評標法”。
篩選方法：為一個或多個評價標準確定*限度履行要求。如*價格法。
獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。
3、合同管理
合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調(diào)。
1）授權(quán)承包商在適當?shù)臅r間進行工作。
2）監(jiān)控承包商成本、進度計劃和技術(shù)績效。
3）檢查和核實分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。
4）變更控制，以保證變更能得到適當?shù)呐鷾剩⒈ＷC所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。
5）根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進度和費用支付的聯(lián)系。
6）采購審計。
7）正式驗收和合同歸檔。
采購成本分析
本文開始的案例揭示了將采購成本降到*對公司利潤的增長的重要性，但更重要的是，應(yīng)該考慮項目生命周期內(nèi)的*整體采購成本。在實際采購工作中，很多招標單位通常只關(guān)注承包方的投標報價，而忽視了招標成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項目整體采購成本。
1、招標成本
首先要考慮發(fā)出招標要約前的行為，招標方需要確定目標、調(diào)查主題、編寫項目管理講師需求建議書（RFP）、考察和認同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個合同價的2%到5%。
然后，競標者需要對招標方的招標文件制定其投標建議書，費時又費錢，每個競標者在競標說明上都要花費合同價的約1%到6.7%的成本。如果有五個競標者，該成本將達到合同價的5%到30%。表面上看來，這筆款項由競標者承擔；但是，從長遠看是由招標方承擔。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的項目上。
評標程序開始后，招標方需做包括開標、評標、定標、談判、批準等事項。這個總成本可能占合同價的2%到5%。如果因為某種原因必須重新招標時，這部分成本將大幅增加。
因此，對于一般行業(yè)來說，競標的總成本可能占到合同價的10%到50%。無論招標方處于何種行業(yè)，降低招標成本都是一種責任。
2、建設(shè)成本
建設(shè)成本是投標報價的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關(guān)注的重點。一般包括如下幾個方面：
前期準備、正式建設(shè)費用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險、相關(guān)手冊、對員工和管理者的培訓(xùn)等。
3、所有權(quán)損耗成本
所有權(quán)損耗成本指長期損耗成本，包括項目運營成本和處置成本。項目運營成本可能會持續(xù)多年，并且可能是前期費用的許多倍；在設(shè)備瀕于報廢之時還需考慮其銷毀或處理的處置成本。
綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點看待實際采購價，幫助買方選擇最好的方案。
采購安全和保密
采購過程中的“黃金規(guī)則”是要*保密，不讓任何不應(yīng)外傳的信息從機構(gòu)中泄密，不要和不應(yīng)該知道此事的陌生人交談，當對方是機構(gòu)中的成員時可能會很難，但知道的人越少越不會有漏洞項目管理培訓(xùn)師。
妥善安置相關(guān)文件和計算機內(nèi)的材料，不用時（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。
轉(zhuǎn)載：http://santuchuan.cn/zixun_detail/2009.html
